Rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika odbytej samochodem napędzanym wodorem

Pracownik spółki odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym napędzanym wodorem. Taki pojazd nie posiada pojemności skokowej silnika. W regulaminie wynagradzania określono, że pracownicy odbywający podróże służbowe prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym otrzymują zwrot kosztów przejazdów w wysokości stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która nie przekracza wartości określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, przewidzianej dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³. Wymieniony pracownik z tytułu zwrotu kosztów przejazdu otrzymał kwotę ustaloną zgodnie z podanymi zasadami. Czy kwota ta może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w CIT?

Kwota z tytułu zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem osobowym napędzanym wodorem ustalona w sposób opisany w treści pytania może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeśli przebieg pojazdu został udokumentowany w stosownej ewidencji potwierdzonej przez podatnika (pracodawcę).

Na podstawie art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Niestety wśród tych wyjątków mieszczą się m.in. wydatki dotyczące używania na potrzeby podatnika samochodów osobowych. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zwróć uwagę!

Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą pojemność silnika (art. 16 ust. 4 updop).

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Przepisy rozporządzenia nie regulują w sposób odrębny określenia kwoty kosztów używania pojazdów do celów służbowych dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. W związku z tym, bez względu na rodzaj pojazdu stawka ta nie może być wyższa niż określona w powołanym rozporządzeniu. Jak wynika z § 2 pkt 1 rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego nie może być wyższa niż:

a) 0,89 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

b) 1,15 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Odnosząc dotychczasowe wyjaśnienia do przestawionego przez spółkę stanu faktycznego, należy uznać, że ma ona prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki stanowiące zwrot kosztów przejazdów w ramach odbytej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem napędzanym wodorem, w wysokości ustalonej jako iloczyn przebiegu pojazdu i stawki określonej dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm³, tj. 0,89 zł za 1 km, pod warunkiem, że pracownik udokumentuje w ewidencji przebieg pojazdu.

Sposób prowadzenia takiej ewidencji został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 updop. Wynika z niego, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.