rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 43 (2126) z dnia 27.05.2024

Rozliczenie kosztów paliwa, opłat za autostrady i parkingi w podróży służbowej odbytej prywatnym autem pracownika

Pracodawca ma zamiar wysłać pracownika w kilkudniową podróż służbową. Pracownik ten ma ją odbyć swoim prywatnym samochodem osobowym (nieelektrycznym), a koszty przejazdu będą mu zwracane na podstawie kilometrówki.


1) Czy koszty paliwa, płatnych autostrad i parkingów można zwracać osobno, tj. poza kilometrówką, na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków (biletów)?) Czy z pracownikiem należy podpisać umowę o korzystanie z prywatnego pojazdu do celów służbowych?

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują m.in. diety oraz zwrot kosztów przejazdów. Jak wynika z § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem delegacyjnym, pracownikowi, który odbywa podróż służbową m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki. Jest to kwota stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (przykład).

Stawka kilometrówki stosowana przez pracodawcę nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Nie może więc ona przekroczyć m.in.:

  • 0,89 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 1,15 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Jeśli w podróży służbowej pracownika wykorzystywany jest jego prywatny samochód, wówczas wydatki na zakup paliwa są zwracane temu pracownikowi w ramach kilometrówki. W takim przypadku pracownik nie musi dołączać do rozliczenia podróży służbowej (dokonywanej często na druku tzw. delegacji) faktur/rachunków dokumentujących zakup ww. paliwa. Powinien natomiast - pod kątem rozliczenia przejazdów dla potrzeb podatkowych - przedstawić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia delegacyjnego, pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą (określone lub uznane przez pracodawcę), pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Pracodawca zwraca je pracownikowi w udokumentowanej wysokości, na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków czy biletów. Trzeba podkreślić, że tę grupę wydatków należy rozliczać oddzielnie, jako niezależne od kilometrówki świadczenia delegacyjne.

Dla Prenumeratorów GOFIN

W przypadku podróży służbowej odbywanej samochodem nienależącym do pracodawcy (najczęściej prywatnym autem pracownika) nie zachodzi konieczność zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej w sprawie rozliczenia przejazdów wykonywanych takim pojazdem. Rozliczenie kosztów korzystania z prywatnego samochodu w podróży służbowej następuje w ramach rozliczenia kosztów samej delegacji, na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów (druku rozliczenia delegacji, rachunków, biletów, ewidencji przebiegu pojazdu). Z umową wspomnianą w pytaniu mamy do czynienia w przypadku korzystania z samochodów prywatnych pracowników w celu odbywania lokalnych jazd służbowych. Wówczas występuje obowiązek jej zawarcia. Przepisy nie wymagają jednak tego w odniesieniu do podróży służbowej.


2) Jak zaksięgować zwrot kosztów paliwa oraz opłat za autostrady i parkingi poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, z uwzględnieniem podatkowo-składkowego rozliczenia?

Wydatki z tytułu podróży służbowej pracowników, w tym związane z wykorzystywaniem w tej podróży prywatnych samochodów osobowych pracowników, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Wydatki na podróż służbową pracownika ujmuje się w kosztach w księgach na podstawie druku rozliczenia delegacji, do którego dołącza się dowody potwierdzające ich poniesienie (nie dotyczy to diet i ryczałtów). Dla udokumentowania zwrotu kosztów wykorzystania w podróży służbowej prywatnego samochodu pracownika stosuje się ewidencję przebiegu pojazdu. Do jej sporządzenia zobowiązują przepisy ustaw o podatku dochodowym. Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach (tu: wcześniej wspomnianym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Przebieg pojazdu powinien być w tym przypadku udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu sporządzonej przez osobę używającą pojazdu, potwierdzonej przez podatnika. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej dane przedstawione w art. 23 ust. 5 i ust. 7 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 5 ustawy o pdop.

Co ważne, zdaniem organów podatkowych do wydatków ujmowanych w kosztach podatkowych w ramach limitu kilometrówki zalicza się opłaty za przejazd autostradami czy opłaty za parkowanie ponoszone w trakcie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2018 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.334.2018.4.AT).

Ewidencja księgowa wydatków związanych z używaniem w podróży służbowej prywatnych samochodów osobowych pracowników, w tym zwrotu kosztów wykorzystania prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej, może wyglądać następująco:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W księgach rachunkowych można ująć także zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej w kwocie przewyższającej kilometrówkę, jeśli taki sposób postępowania jest przyjęty u pracodawcy (np. dokonując odrębnie zwrotu kosztów dotyczących opłat za autostradę czy parkingi) - trzeba jednak wiedzieć, że w takim przypadku nadwyżka nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Wtedy można wyodrębnić wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów w ewidencji analitycznej do konta 40-6 lub w ewidencji pozabilansowej.

Naszym zdaniem, gdy podróż służbowa odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika, od kwot opłat parkingowych lub opłat za przejazdy autostradami pracodawca może odliczyć 50% kwoty VAT naliczonego, o ile kwota VAT występuje na dowodzie zakupu, dowód ten spełnia warunki do uznania go za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT i podróż służbowa pracownika służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy.

Jeśli chodzi o rozliczenie podatkowe pracownika, to wolne od pdof są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Zatem w sytuacji, gdy pracodawca zwróci pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej do wysokości kilometrówki, wówczas otrzymane przez pracownika kwoty korzystają ze zwolnienia z pdof. Jeżeli w związku z podróżą służbową pracownika odbytą jego prywatnym samochodem pracownik otrzyma zwrot kosztów, m.in. opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, za parkingi czy postój w strefie płatnego parkowania, to otrzymany zwrot tych wydatków korzysta ze zwolnienia z pdof poza limitem kilometrówki. Takie opłaty są bowiem innymi należnościami z tytułu podróży służbowej (wynikającymi z rozporządzenia delegacyjnego). Tak też uznał Dyrektor KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych z dnia 14 stycznia 2022 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.1043.2021.1.KF, oraz z dnia 20 października 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.011.814.2023.1.JK3.

Należności z tytułu podróży służbowej nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne do wysokości określonych w rozporządzeniu delegacyjnym. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146).

Przykład

Za zgodą pracodawcy pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym nieelektrycznym, o pojemności silnika 1.050 cm3. W trakcie podróży zapewniono mu całodzienne, bezpłatne wyżywienie. Z przedłożonego rozliczenia podróży służbowej wynika, że pracownik ten przejechał 992 km (potwierdza to załączona ewidencja przebiegu pojazdu). Z tytułu kilometrówki pracownikowi należało wypłacić 1.140,80 zł (992 km × 1,15 zł/km). Ponadto pracodawca zwrócił pracownikowi poniesione opłaty za przejazd płatną autostradą w kwocie 64 zł (w tym wartość netto 52,03 zł, VAT 11,97 zł), udokumentowane paragonami spełniającymi warunki dla faktury według ustawy o VAT. Przed wyjazdem pracownik pobrał zaliczkę na koszty podróży służbowej w kwocie 500 zł. W dniu przedłożenia przez pracownika rozliczenia podróży służbowej pracodawca wypłacił pracownikowi pozostałą kwotę należności z tytułu podróży służbowej w kwocie 704,80 zł, tj. (1.140,80 zł + 64 zł) - 500 zł. Ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie w zespole 4.

Dekretacja

1. KW - wypłata zaliczki na koszty podróży służbowej:  500 zł
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 10 "Kasa".
2. Rozliczenie kosztów podróży służbowej:
a) łączna kwota kosztów podróży służbowej (1.140,80 zł + 64 zł)  1.204,80 zł
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu (11,97 zł × 50%)  5,99 zł
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) kwota kilometrówki  1.140,80 zł
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe - KUP),
d) kwota netto opłat za autostrady oraz niepodlegający odliczeniu VAT naliczony  58,01 zł
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe - NKUP).
3. KW - wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, w kwocie pomniejszonej o zaliczkę: 704,80 zł
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 10 "Kasa".

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

lipiec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
2
3
4
5
6
7
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
23
24
26
27
28
29
30
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.