Zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika

Pracodawca prywatny zwraca pracownikom m.in. koszty przejazdów w podróżach służbowych ich samochodami (w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki 1,15 zł). Pracownik woli otrzymać zwrot kosztów w gotówce. Czy z przepisów Kodeksu pracy wynika obowiązek przekazania takiej należności na rachunek bankowy pracownika?

Nie. Zasada bezgotówkowej formy wypłaty dotyczy wynagrodzenia za pracę, przy czym nawet w przypadku wynagrodzenia pracownik może złożyć wniosek o to, aby było mu ono wypłacane do rąk własnych (wynika to z art. 86 § 3 K.p.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W orzecznictwie zwraca się uwagę, że świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowej nie stanowią wynagrodzenia za pracę (por. np. wyroki SN z 15 lutego 2000 r., sygn. akt I PKN 536/99, OSNP 2001/13/443 oraz z 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11).

Pracodawca spoza sfery budżetowej (zwany dalej prywatnym), określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ stawka za 1 kilometr przebiegu nie może być wyższa niż 1,15 zł.

Należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.) w zw. z art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof, są one również wolne od podatku dochodowego.