rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 15 (591) z dnia 1.08.2023

Rozliczenie podróży służbowej pracownika, który przedstawił fakturę za posiłek

Po zakończeniu krajowej podróży służbowej trwającej jedną dobę pracownik przedstawił fakturę za usługę hotelową na kwotę 200 zł oraz za śniadanie na kwotę 60 zł. Czy podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu przychodem pracownika jest w tym przypadku kwota 48,75 zł?

Tak. W tym przypadku podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód pracownika wyniesie 48,75 zł.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak stanowi art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawcy ze sfery budżetowej należności z tytułu podróży służbowej pracownika ustalają według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Natomiast pracodawcy spoza sfery budżetowej warunki, na jakich te należności są wypłacane pracownikom, określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeśli odpowiednie zasady nie zostaną zawarte w tych dokumentach, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ustalone według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot poniesionych kosztów:

  • noclegów,
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zwróć uwagę!

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Podczas podróży służbowej pracodawca może zapewnić pracownikowi bezpłatne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się wówczas o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie - 25% diety,
  • obiad - 50% diety, 
  • kolacja - 25% diety.

Obniżenia dokonuje się także w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wymienione posiłki. Tak stanowi § 7 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Kwotę zmniejszenia diety oblicza się, przyjmując za podstawę pełną dietę (45 zł). Zatem w przypadku zapewnienia np. śniadania dietę należy obniżyć o 11,25 zł (45 zł x 25%). Dieta po obniżce wyniesie wówczas 33,75 zł (45 zł - 11,25 zł).

Obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową, mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu niż wynikające z przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Może to być m.in. zapewnienie pracownikom całodziennego wyżywienia lub zwrot pracownikom wydatków faktycznie przez nich poniesionych na wyżywienie, udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracodawcę.

Należności wypłacane na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przy czym przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tymi odrębnymi przepisami są m.in. przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Nadwyżka ponad kwotę objętą zwolnieniem stanowi podlegający opodatkowaniu przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.

Do takiej samej wysokości jak w przypadku rozliczeń podatkowych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wyłączone z oskładkowania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728).

Zwróć uwagę!

Zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej kosztów wyżywienia w wysokości przekraczającej wysokość diety jest u pracowników przychodem, który do wysokości diety jest wolny od podatku i składek ZUS. Natomiast nadwyżka zwróconej kwoty podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Przykład

W lipcu 2023 r. pracownik podczas krajowej podróży służbowej trwającej jedną dobę miał zapewnione śniadanie. Po zakończeniu tej podróży przedstawił pracodawcy fakturę dokumentującą wydatki za śniadanie w kwocie 60 zł. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 45 zł, którą należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania, tj. o 11,25 zł (45 zł x 25%). W rezultacie pracownik tytułem diety otrzyma 33,75 zł (45 zł - 11,25 zł).

Na poczet kosztów wyżywienia wypłacono pracownikowi kwotę 93,75 zł (60 zł + 33,75 zł). Z tego:

  • 48,75 zł (60 zł - 11,25 zł) stanowi podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód pracownika (wiersz 3),
  • 33,75 zł jest przychodem wolnym od podatku i składek.

Obciążenia podatkowo-składkowe w lipcu 2023 r. przedstawiają się następująco:

Wiersz Wyszczególnienie Kwota (zł)
1 Wynagrodzenie za pracę 5.000,00
2 Zwrot kosztów wyżywienia 60,00
3 Zwrot kosztów wyżywienia podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu) 48,75
4 Dieta wolna od podatku i składek ZUS 33,75
5 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 3) 5.048,75
6 Składki na ubezpieczenia społeczne [(wiersz 5 x 9,76%) + (wiersz 5 x 1,50%) + (wiersz 5 x 2,45%)] 692,18
7 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 1 + wiersz 3 - wiersz 6) 4.356,57
8 Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 7 x 9%) 392,09
9 Koszty uzyskania przychodu 250,00
10 Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 3 - wiersz 9 - wiersz 6) 4.107,00
11 Zaliczka na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych [(wiersz 10 x 12%) - 300 zł] 193,00
12 Do wypłaty pracownikowi (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 8 - wiersz 11) 3.816,48

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

kwiecień 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
5
6
7
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
23
24
26
27
28
29
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.