Gazeta Podatkowa nr 74 (2262) z dnia 15.09.2025
Księgowanie kosztów podróży służbowej prywatnym autem pracownika
We wrześniu 2025 r. pracownik spółki z o.o. odbył dwudniową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym (nieelektrycznym). Zwrot kosztów paliwa oraz opłat za autostrady i parkingi dotyczących tego wyjazdu został dokonany pracownikowi w oparciu o kilometrówkę i pozostałe dowody. Jak zdarzenie to ująć to w księgach?
W księgach koszty dotyczące podróży służbowych pracowników, również odbywanych prywatnym samochodem osobowym pracowników, zalicza się zasadniczo do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Podstawą zapisu księgowego jest z reguły druk rozliczenia delegacji, do którego załączone są dowody potwierdzające ich poniesienie (z wyłączeniem diet i ryczałtów). Zwrot kosztów podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej niezbędne dane (art. 16 ust. 5 ustawy o pdop - Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.). Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop, nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach. Tymi odrębnymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.), do którego odsyła rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Do wydatków stanowiących koszty podatkowe w ramach limitu kilometrówki organy podatkowe nakazują zaliczać opłaty za przejazd autostradami czy opłaty za parkowanie ponoszone w trakcie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2018 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.334.2018.4.AT).
Ujęciu w księgach mogą podlegać także koszty zwrócone pracownikowi odbywającemu podróż służbową własnym samochodem w kwocie przewyższającej kilometrówkę, o ile tak zdecyduje pracodawca. Wówczas jednak nadwyżka nie jest kosztem podatkowym. W takim przypadku warto w ewidencji analitycznej do kont kosztowych wyodrębnić konta, na których będą osobno ujmowane koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP) lub ujmować je w ewidencji pozabilansowej.
Gdy podróż służbowa odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika, to według mnie od opłat parkingowych i za autostrady pracodawca może odliczyć 50% kwoty VAT naliczonego, jeśli dowód można uznać za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT i podróż służbowa pracownika służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy.
Zwrot pracownikowi kosztów przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej do wysokości kilometrówki korzysta u pracownika ze zwolnienia z pdof. Gdyby w omawianej sytuacji pracownik otrzymał zwrot kosztów, m.in. opłat za przejazd autostradami, parkingi, to zwrot tych wydatków korzystałby ze zwolnienia z pdof poza limitem kilometrówki. Opłaty te są bowiem innymi należnościami z tytułu podróży służbowej (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 20 października 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.814.2023.1.JK3).
Należności z tytułu podróży służbowej nie podlegają oskładkowaniu do wysokości określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.
|
Przykład Założenia
Dekretacja
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » |
Terminarz
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
| ||||||||||||
|
||||||||||||