Rozliczanie krajowych odcinków podróży zagranicznej

Praktycznie każda zagraniczna podróż służbowa składa się z odcinka lub odcinków krajowych oraz odcinka lub odcinków zagranicznych. Rozliczenie części zagranicznej nie sprawia raczej trudności interpretacyjnych, pojawiały się one natomiast przy rozliczaniu części krajowej.

Podróż zagraniczna liczona łącznie

Moment rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej precyzyjnie określa rozporządzenie MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.), zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Z § 12 tego rozporządzenia wynika, że czas takiej podróży liczy się:

od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju - w przypadku podróży odbytej środkami komunikacji lądowej,
od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju - przy podróży samolotem,
od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego - przy podróży odbywanej środkami komunikacji morskiej.

Czas zagranicznej podróży służbowej, od której zależą świadczenia delegacyjne, w tym głównie diety, liczony jest łącznie - bez względu na ilość państw, przez które taka podróż się odbywa.

Podróż krajowa oddzielnie

Jeżeli chodzi o sposób rozliczania odcinków krajowych przypadających w czasie zagranicznej podróży służbowej, rozporządzenie w sprawie podróży służbowej w § 21 stwierdza jedynie ogólnikowo, że w takiej sytuacji odpowiednie zastosowanie mają przepisy rozdziału drugiego, a więc dotyczącego podróży krajowych. Zgłaszane tu przez pracodawców wątpliwości dotyczyły przede wszystkim tego, czy krajowe odcinki zagranicznej podróży służbowej należy rozliczać oddzielnie czy łącznie. Ma to istotne znaczenie przy ustalaniu czasu trwania części krajowej, od którego zależy wysokość diet, a tym samym wysokość naliczanych od nich świadczeń delegacyjnych.

Z uwagi na ogólnikowe zapisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej problem ten był poruszany w wyjaśnieniach stosownych urzędów. Przykładem może być:

pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 2 lutego 2009 r. (GPP-417-4560-10/09/PE/RP), z którego wynika m.in., że: "(...) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną",
odpowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na interpelację poselską nr 592 udzielona w dniu 29 czerwca 2016 r., w której stwierdza się m.in., że: "Zdaniem MRPiPS odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu (...)".

Jak widać, stanowiska te są zbieżne i wynika z nich, że odcinki krajowe występujące w zagranicznej podróży służbowej należy rozliczać oddzielnie.

W sferze pozabudżetowej może być inaczej

Ważne jest, że rozporządzenie w sprawie podróży służbowej ma moc obowiązującą jedynie u pracodawców należących do sfery budżetowej. W pozostałych firmach sposób rozliczania delegacji powinien być uregulowany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do wprowadzenia takiego regulaminu. Dopiero gdy przepisy zakładowe nie regulują tej kwestii, również u tej grupy pracodawców obowiązuje wspomniane rozporządzenie.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą więc w przepisach zakładowych samodzielnie określić zasady rozliczania krajowych odcinków zagranicznej podróży służbowej. Jedynym ograniczeniem, wprowadzonym przez art. 77⁵ § 4 K.p., jest wymóg, aby diety - zarówno zagraniczna, jak i krajowa - nie były niższe od diety krajowej określonej w rozporządzeniu (45 zł za dobę podróży). Należy przy tym mieć na uwadze, że wybór określonego wariantu rozliczenia krajowych odcinków podróży będzie miał wpływ na wystąpienie prawa do diety oraz jej wysokość (zsumowanie odcinków może zdecydować o wystąpieniu diety lub jej wyższej kwocie).

Przykład

Pracownik jednostki budżetowej odbył koleją podróż służbową z Gdańska, gdzie mieści się jej siedziba, do Hanoweru, w którym realizował zadania służbowe, korzystając z samochodu kontrahenta. Pracodawca zapewnił nocleg na terenie Hanoweru oraz śniadania. Z przedłożonego rozliczenia wynika, że wyjazd w delegację nastąpił 13 lutego 2023 r. o godz. 7⁴⁵, przekroczenie granicy miało miejsce o godz. 12⁵⁷, a dojazd do hotelu, w którym pracownik został zakwaterowany, o godz. 19⁴⁷. W drogę powrotną pracownik udał się 15 lutego o godz. 8³⁴, granicę przekroczył o godz. 14²³, a podróż zakończyła się o godz. 21⁰⁵. Na całą delegację złożyły się więc:

a)	dwie podróże krajowe trwające odpowiednio:
	-	13 lutego od godz. 7⁴⁵ do godz. 12⁵⁷, czyli 5 godzin oraz 12 minut,
	-	15 lutego od godz. 14²³ do godz. 21⁰⁵, tj. 6 godzin i 42 minuty,
b)	jedna podróż zagraniczna rozpoczynająca się w dniu 13 lutego o godz. 12⁵⁷ i kończąca się 15 lutego o godz. 14²³, czyli łącznie dwie doby, 1 godzinę i 26 minut.

Z tytułu odcinków krajowych pracownikowi nie przysługują diety, ponieważ każdy z nich trwał krócej niż dobę i mniej niż 8 godzin. Natomiast z tytułu części zagranicznej nabył prawo do dwóch pełnych diet oraz 1/3 diety, przy czym powinny być one pomniejszone o 15% z uwagi na zapewnienie częściowego wyżywienia w postaci śniadania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)