Diety i ryczałty z tytułu delegacji zagranicznej

Pracownik odbędzie zagraniczną podróż służbową obejmującą teren kilku państw. Według jakich stawek należy ustalić należności z tytułu diet, ryczałtów za noclegi oraz ryczałtów na dojazdy?

Sposób liczenia wymienionych świadczeń będzie uzależniony od tego, czy u pracodawcy zasady rozliczania podróży służbowych regulują przepisy wewnętrzne czy rozporządzenie delegacyjne.

Z pytania nie wynika, z jakim pracodawcą mamy do czynienia, a ma to istotne znaczenie przy udzielaniu odpowiedzi. Zgodnie bowiem z art. 77⁵ § 3 K.p. u pracodawców spoza sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych pracowników powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do wprowadzenia wspomnianego regulaminu.

Natomiast w przypadku sfery budżetowej zagadnienie to jest uregulowane w rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności... (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.). Rozporządzenie to ma też zastosowanie u pracodawców spoza sfery budżetowej, u których zasady rozliczania delegacji nie są odrębnie uregulowane przepisami zakładowymi.

Jeżeli więc u pracodawcy zasady wypłacania świadczeń delegacyjnych regulują przepisy zakładowe, to należy stosować te przepisy, gdyż jest możliwa dowolność w ustalaniu tychże zasad przez pracodawców spoza sfery budżetowej. Jedynym ograniczeniem jest to, aby dieta krajowa i zagraniczna nie były ustalone na niższym poziomie niż dieta krajowa określona w powołanym rozporządzeniu.

Natomiast do pracodawcy objętego przepisami tego rozporządzenia odpowiednie zastosowanie będzie miał § 13 ust. 2 mówiący o tym, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wspomniane w pytaniu ryczałty na dojazdy stanowią określony procent diety, a ryczałt za nocleg odpowiada 25% kwoty limitu określonej w załączniku do przywołanego rozporządzenia.

Przykład

Pracownik jednostki budżetowej odbędzie podróż służbową samochodem osobowym do Paryża, przy czym po drodze jest zaplanowany nocleg w Dortmundzie, ale nie będą tam wykonywane żadne zadania służbowe. Jako państwo docelowe pracodawca powinien wyznaczyć Francję, co oznacza, że diety będą przysługiwać według stawki obowiązującej we Francji. Jeżeli osoba ta wykonywałaby jakieś obowiązki służbowe w Niemczech, pracodawca mógłby wyznaczyć dwa kraje docelowe, tj. Niemcy i Francję, i rozliczyć diety według stawek obowiązujących w tych dwóch krajach.