Rozliczenie delegacji zagranicznej, w czasie której pracownik uległ wypadkowi i przebywał w szpitalu

Za naszą zgodą pracownik odbył kilkudniową podróż służbową do Niemiec swoim prywatnym samochodem. W drugim dniu uległ wypadkowi w wyniku czego znalazł się w szpitalu, a po wyjściu ze szpitala wrócił samolotem do kraju. Natomiast samochód pozostał w Niemczech w celu naprawy z polisy sprawcy. Jak rozliczyć wspomnianą delegację?

Pracodawca powinien oddzielnie rozliczyć odcinki krajowe oraz odcinek zagraniczny podróży służbowej, przy czym przy rozliczaniu tego ostatniego musi uwzględnić fakt pobytu pracownika w szpitalu.

Z pytania nie wynika, z jakim pracodawcą mamy tu do czynienia, a ma to istotne znaczenie przy udzielaniu odpowiedzi. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej: rozporządzenie delegacyjne, bezwzględnie obowiązuje bowiem tylko w jednostkach budżetowych.

Zgodnie z art. 77⁵ § 3 K.p., pracodawcy spoza sfery budżetowej warunki wypłacania świadczeń delegacyjnych powinni określić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę. Natomiast jeżeli zagadnienie to nie jest uregulowane przepisami zakładowymi, także u nich odpowiednie zastosowanie mają przepisy rozporządzenia delegacyjnego.

Przyjmijmy, że właśnie według tego rozporządzenia pracodawca, o którym mowa w pytaniu, rozlicza podróże służbowe.

Delegacja zagraniczna składa się z odcinków krajowych oraz odcinka zagranicznego. W § 21 rozporządzenie delegacyjne informuje, że w stosunku do tych pierwszych zastosowanie mają przepisy tegoż rozporządzenia dotyczące krajowych podróży służbowych.

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 2 lutego 2009 r. (GPP-417-4560-10/09/PE/RP) wyjaśnia z kolei, że:

"(...) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (...)"

Podobne stanowisko zajął sekretarz stanu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) w odpowiedzi na interpelację poselską nr 592 udzielonej w dniu 29 czerwca 2016 r., z której wynika, że:

"(...) Zdaniem MRPiPS odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie ministerstwa, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)"

Pracownik wyjechał w delegację swoim prywatnym samochodem, a z uwagi na jego uszkodzenie, które miało miejsce już za granicą, wrócił do kraju samolotem. W tej sytuacji - zgodnie z § 12 pkt 1-2 rozporządzenia delegacyjnego - część zagraniczna trwała od momentu przekroczenia polskiej granicy w drodze do miejsca docelowego podróży w Niemczech do momentu lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej.

Natomiast pierwszy odcinek krajowy trwał od momentu wyjazdu z miejsca rozpoczęcia delegacji określonego przez pracodawcę do momentu przekroczenia granicy, drugi zaś od momentu lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w Polsce do momentu dotarcia do miejsca zakończenia delegacji.

Ustalając prawo do świadczeń delegacyjnych oraz określając ich wysokość pracodawca powinien pamiętać, że:

kilometrówka przysługiwać będzie pracownikowi tylko za okres do wypadku, ponieważ tylko do tego dnia dysponował samochodem,
zastosowane przy jej naliczaniu stawki nie mogą być wyższe od określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) - w przypadku samochodów osobowych maksymalne stawki za 1 km wynoszą 0,89 zł przy pojemności silnika do 900 cm³, i 1,15 zł przy pojemności silnika powyżej 900 cm³,
ewentualne ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej przysługiwać będą tylko za okres przypadający po wypadku,
ewentualny ryczałt na dojazd do portu lotniczego w Niemczech przysługiwać będzie w wysokości 50% diety,
za każdą dobę pobytu w szpitalu pracownik powinien otrzymać 25% diety,
pracownikowi przysługiwać będzie też zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą, za wyjątkiem:

świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.),
kosztu zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Przykład

Pracownik zatrudniony u pracodawcy, u którego obowiązuje rozporządzenie delegacyjne udał się w podróż służbową do Bremy swoim prywatnym samochodem o pojemności silnika 1.400 cm³. Na miejscu miał zagwarantowane bezpłatne noclegi bez posiłków. Zgodnie z poleceniem wyjazdu delegacja miała trwać od 14 do 22 lipca 2025 r. Na drugi dzień po przyjeździe do Niemiec (tj. 15 lipca br.) osoba ta uległa wypadkowi komunikacyjnemu, w związku z czym znalazła się w szpitalu, po wyjściu z którego - za zgodą pracodawcy - wróciła do kraju samolotem. Powrót do kraju nastąpił 18 lipca br.

Ze złożonego rozliczenia wynika, że w celach służbowych pracownik do chwili wypadku przejechał łącznie 723 km. Wyjazd z miejsca zamieszkania (Szczecin) nastąpił 14 lipca br. o godz. 6⁰⁰, przekroczenie granicy miało miejsce o godz. 6⁴⁰, a dojazd do miejsca zakwaterowania o godz. 12⁰⁰. W dniu 15 lipca br. w drodze do kontrahenta miał miejsce wypadek, w związku z czym o godz. 12⁰⁰ pracownik został przyjęty do szpitala, który opuścił 17 lipca br. - również o godz. 12⁰⁰. Ze szpitala został odebrany samochodem służbowym kontrahenta.

W związku z tym, że z uwagi na stan zdrowia pracownik nie był w stanie kontynuować delegacji 18 lipca br. wrócił do kraju samolotem, przy czym na lotnisko również został dowieziony samochodem służbowym kontrahenta. Wylot nastąpił o godz. 13⁰⁰, a przylot do Szczecina o godz. 14²⁰, skąd został odebrany samochodem służbowym i o godz. 15²⁰ dotarł do miejsca zamieszkania. Pierwszy odcinek krajowy trwał 40 minut, drugi zaś 1 godz. W związku z tym, że odcinki te należy rozliczać oddzielnie, z tego tytułu nie przysługiwały - poza kilometrówką - żadne świadczenia delegacyjne. Natomiast odcinek zagraniczny trwał łącznie 4 doby 7 godzin i 40 minut, w tym 2 doby przypadały na pobyt w szpitalu. Pracownik powinien więc otrzymać dwie pełne diety, za niepełną dobę (do 8 godzin) 1/3 diety oraz za okres pobytu w szpitalu 2 diety w wysokości odpowiadającej 25% pełnej diety: (2 × 49 euro) + 16,33 euro + (2 × 12,25 euro) = 98 euro + 16,33 euro + 24,50 euro = 138,83 euro. Nie wystąpią tu ryczałty na przejazdy środkami komunikacji miejscowej oraz na dojazd do portu lotniczego, a także zwrot kosztów leczenia. Te ostatnie zostały bowiem pokryte w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Tytułem kilometrówki pracownikowi przysługiwać będzie z kolei kwota: 831,45 zł (723 km × 1,15 zł).