rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (596) z dnia 20.10.2023

Rozliczenie kosztów wyżywienia pracownika w czasie zagranicznej podróży służbowej

Pracownik naszej spółki podczas zagranicznej podróży służbowej poniósł wydatki na wyżywienie, które opłacił kartą służbową. Faktury za wyżywienie wystawione były na spółkę. Jak zaksięgować te wydatki, biorąc pod uwagę, że kosztem są diety, a nie rachunki?

Jeżeli w zagranicznej podróży służbowej pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie, a wydatki z nim związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wydatki te powinny być rozliczane w kosztach na podstawie faktur. Przez zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia, należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą). Ponadto w sytuacji, gdy pracownikowi w czasie zagranicznej podróży służbowej zapewniono nieodpłatnie całodzienne wyżywienie, to należy mu wypłacić 25% diety na inne wydatki.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (por. art. 775 § 1 K.p.). Zobowiązanym do wypłaty tych należności jest pracodawca, chyba że zagwarantował z góry pełne pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową. Rodzaj świadczeń oraz warunki ich wypłaty określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują przepisy tego rozporządzenia.

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów,

3) zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jednym z podstawowych świadczeń z tytułu podróży służbowych jest dieta określona w kwocie, której wysokość różni się w zależności od rodzaju podróży (krajowej lub zagranicznej) oraz jej długości.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, przy czym należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej odpowiednio do długości podróży. Przez zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia, należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą).

§ 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazano zasadę zmniejszania kwoty diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, zasadę zmniejszania diety stosuje się odpowiednio. Jeżeli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje, chyba że należność pieniężna jest niższa od diety. Wtedy pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Przykład

Pracownik został oddelegowany w podróż służbową do Niemiec na 3 dni (środa, czwartek, piątek). Podróż rozpoczęła się w środę o godzinie 5oo, a zakończyła w piątek o godzinie 23oo, trwała więc 2 doby i 18 godzin. W czasie podróży pracownik miał zapewnione śniadania, obiady i kolacje oraz transport w obie strony i noclegi. Pracownikowi przysługiwało po 25% na inne drobne wydatki z trzech należnych diet, czyli: 3 × 49 euro × 25% = 36,75 euro.

W przypadku gdy całodzienne wyżywienie w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nim związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wydatki te rozlicza się i ujmuje w księgach rachunkowych na podstawie faktur. Zatem pracodawca nie powinien uwzględniać w rozliczeniu z pracownikiem kosztów wyżywienia w podróży służbowej, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą. Sam bowiem pokrył te wydatki, zapewniając pracownikowi całodzienne wyżywienie. W przypadku podróży zagranicznej wypłaca jedynie dietę w wysokości 25% diety.

Ewidencja księgowa kosztów z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika

1. FZ - faktury wystawione na pracodawcę za wyżywienie pracownika podczas podróży służbowej:

a) wartość faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"

oraz równolegle:

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub konto 40-6 "Koszty podróży służbowych", lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) rozliczenie zobowiązania uregulowanego kartą:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami - konto imienne pracownika).

2. WB - rozliczenie płatności dokonanej firmową kartą płatniczą:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami - imienne konto pracownika),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 13-1 "Rachunek walutowy".

3. Rozliczenie delegacji (diety i ryczałty):

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub konto 40-6 "Koszty podróży służbowych", lub konto zespołu 5,
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.