Wydatki na odwołaną podróż służbową

Nasza firma współpracuje z kontrahentami z wielu krajów europejskich, co w większości przypadków wiąże się m.in. z odbywaniem bezpośrednich spotkań zarówno w jej siedzibie, jak i u zagranicznych klientów. Dwóch pracowników firmy w połowie czerwca br. miało odbyć zagraniczną podróż służbową do Portugalii zaplanowaną już w kwietniu br. Jednak z uwagi na strajki obsługi lotnisk, co mogło się wiązać z komplikacjami w podróży tych pracowników, ostatecznie nie doszła ona do skutku. Ponieważ firma odkładała odwołanie spotkania z kontrahentem do ostatniej chwili, licząc na zmianę sytuacji, to okazało się, że nie ma możliwości odwołania lotu i odzyskania równowartości biletów lub przynajmniej jej części. Czy wydatki te mogą stanowić koszty, mimo że podróż się nie odbyła?

Podstawowym kryterium decydującym o uznaniu poniesionego wydatku za koszt jest istnienie jego powiązania z osiągnięciem przychodu. Nie jest to jednak kryterium bezwzględne, tym samym przychód taki nie musi koniecznie zostać osiągnięty. Koszty podatkowe generują bowiem nie tylko wydatki, których poniesienie faktycznie wpłynęło na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, ale również wydatki racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, które potencjalnie mogły przyczynić się do jego powstania. Definicję kosztu podatkowego spełniają również wydatki ponoszone na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów związane z całokształtem prowadzonej przez firmę działalności.

W panujących obecnie uwarunkowaniach, do których zaliczyć należy opisane w pytaniu okoliczności, firmy podejmują działania, których nie musiałyby podejmować w normalnych warunkach funkcjonowania lub wstrzymują się od nich. To z kolei wiąże się z ponoszeniem nieplanowanych wydatków oraz szeregu strat ekonomicznych. Decyzje podejmowane w tym zakresie mogą w pewien sposób wpływać na firmowe rozliczenia na gruncie podatku dochodowego.

Fiskus nie powinien kwestionować rozliczania w kosztach wydatków firmowych na podróże służbowe, które nie odbyły się z powodu zapowiadanych lub zrealizowanych akcji strajkowych obsługi europejskich lotnisk. Jest to bowiem sytuacja, której nie można uznać za możliwą do przewidzenia oraz taką, której można było zapobiec. Nie ma zatem podstaw do przyjęcia, że w jakikolwiek sposób została ona zawiniona przez firmę, co nieumożliwiałoby rozliczenie tych wydatków w firmowych kosztach podatkowych. W konsekwencji firma może obciążyć koszty podatkowe wartością biletów lotniczych zakupionych w celu podróży, która z omówionych względów się nie odbyła.