Nadgodziny podczas podróży służbowej

Wysłaliśmy dwóch pracowników w podróż służbową samochodem. Jeden z nich kierował, a drugi był pasażerem. Podróż powrotna odbyła się w sobotę (od 9⁰⁰ do 14³⁰). Pracownicy pracują od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. Czy należy im zapłacić za nadgodziny?

Podstawą wykonywania pracy w podróży służbowej jest polecenie pracodawcy. Cechami charakterystycznymi podróży służbowej są: sporadyczność oraz przemijający czas trwania, wykonanie konkretnie wskazanego przez pracodawcę zadania, miejsce jej wykonania inne niż wskazane w umowie o pracę. Wyjazd pracownika ma taki charakter, gdy zlecone mu do wykonania zadanie nie należy do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (por. uchwała SN w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166, uchwały SN z 18 marca 1998 r., sygn. akt III ZP 20/97, OSNP 1998/21/619 i z 15 sierpnia 1980 r., sygn. akt I PZP 23/80, OSNC 1981/2-3/26). Zatem nie może być traktowana jako podróż służbowa trwała lub czasowa zmiana miejsca świadczenia pracy przy zachowaniu dotychczasowych obowiązków. Podróżą służbową nie będzie także wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach (np. przedstawiciel handlowy).

Czas poświęcony na podróż służbową należy pracownikowi wliczyć do czasu pracy w ograniczonym zakresie. Jako czas pracy uważa się okres poświęcony na faktyczne wykonywanie przez zatrudnionego zleconych mu przez pracodawcę czynności. W pewnym jedynie zakresie wlicza się do niego także czas dojazdu i powrotu z miejscowości, które stanowią cel podróży (i ewentualny pobyt w tej miejscowości). Będzie tak, jeżeli przypadną one na normalne godziny pracy osoby zatrudnionej (por. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76).

Przykład

Pracownik kadr pracuje w podstawowej organizacji czasu pracy od 7⁰⁰ do 15⁰⁰.W grudniu 2019 r. został wysłany na szkolenie, które odbywało się w miejscowości oddalonej od siedziby pracodawcy o 120 km. Aby uczestniczyć w szkoleniu pracownik wyjechał o 6⁰⁰. Szkolenie trwało od 8⁰⁰ do 14⁰⁰. Pracownik wrócił do miejscowości, w której zatrudniający ma siedzibę o 16⁰⁰. Podróż służbowa trwała więc 10 godzin (od 6⁰⁰ do 16⁰⁰), ale do czasu pracy zostanie mu zaliczone 8 godzin:

czas przejazdu: od 7⁰⁰ do 8⁰⁰ oraz od 14⁰⁰ do 15⁰⁰ (w harmonogramowych godzinach pracy pracownika),
czas szkolenia: 8⁰⁰ do 14⁰⁰.

Istnieją sytuacje, gdy także czas poświęcony na dojazd do i z miejsca docelowego należy zaliczyć do czasu pracy, nawet jeżeli nie będzie on pokrywał się z "harmonogramowym" czasem pracy pracownika. Ma to miejsce w przypadku wskazanym przez Czytelnika, w stosunku do pracownika, który prowadził samochód, przewożąc współpracownika. Przyjmuje się, że w tym okresie wykonywał on czynności służbowe.

Przykład

Załóżmy, że pracownikowi z poprzedniego przykładu towarzyszyły inne osoby zatrudnione, pracujące w tych samych godzinach, oraz że podróż odbyli samochodem prywatnym. W takiej sytuacji prowadzącemu samochód, oprócz 6 godzin szkolenia, należy wliczyć do czasu pracy pełny czas podróży poświęcony na prowadzenie pojazdu. Łącznie daje to 10 godzin i skutkuje pracą ponadnormatywną.

Kalkulatory podróży służbowej dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl.

Jeśli więc pracownicy wracali ze szkolenia w sobotę będącą dla nich dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, to czas tego przejazdu zalicza się do czasu pracy tylko kierującemu. Pracodawca musi go zrekompensować udzielając innego dnia wolnego.