Zwrot kosztów przejazdów samochodem elektrycznym w podróży służbowej

Niektórzy pracownicy odbywają podróż służbową prywatnym samochodem elektrycznym. W firmie zwracamy koszty przejazdu w formie kilometrówki, gdzie stawka za kilometr przebiegu pojazdu jest uzależniona od pojemności silnika. W jaki sposób dokonać rozliczenia kosztów przejazdów w podróży służbowej w przypadku samochodów elektrycznych, do których nie określa się pojemności silnika? Czy w tej sytuacji zwrot kosztów przejazdu w ogóle jest możliwy?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (lub poza stałym miejscem pracy) przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Ta generalna zasada - wykluczająca przerzucenie na pracownika kosztów podróży służbowej - wynika z przepisów ustawowych, tj. z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, stąd pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem elektrycznym pracownika, argumentując, że brakuje w tym zakresie odpowiednich regulacji. Nie ulega jednak wątpliwości, że zwrot kosztów takich przejazdów jest problematyczny.

Zasady zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej odbytego pojazdem niebędącym własnością pracodawcy wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia delegacyjnego. Rozporządzenie to odnosi się do należności wypłacanych pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Stosowane jest również u pracodawców pozabudżetowych, jeżeli nie uregulowali zasad zwrotu należności delegacyjnych samodzielnie.

Jak wynika z § 3 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego, w przypadku, gdy podróż służbowa odbywana jest samochodem (motocyklem/motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (tzw. kilometrówka). Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej: rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego wynosi:

0,5214 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
0,8358 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Maksymalna stawka przebiegu pojazdu, służąca do wyliczenia tzw. kilometrówki, jest powiązana z pojemnością silnika, której samochód elektryczny nie posiada. Pojawia się więc pytanie, w jaki sposób rozliczyć przejazdy samochodem elektrycznym w podróży służbowej? Czy pracodawca może ustalić tę stawkę na dowolnym poziomie?

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z zapytaniem w tej sprawie, stwierdziło w piśmie z dnia 11 stycznia 2021 r., że:

"(...) W opinii Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami zwrot kosztów przejazdów w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (analogicznie do zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych) dotyczy samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej, która jest parametrem właściwym dla silników spalinowych. (...)"

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w przywołanym stanowisku wskazało jednak, że problematyka regulowana przepisami rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. należy do właściwości Ministerstwa Infrastruktury. Stąd nasze Wydawnictwo zwróciło się z prośbą o wydanie opinii w omawianej sprawie do wskazanego ministerstwa, które jednak nie zajęło stanowiska w sprawie.

Naszym zdaniem, w sytuacji przedstawionej w pytaniu, mimo braku regulacji dotyczącej samochodów elektrycznych w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r., dopuszczalny jest zwrot kosztów przejazdów w oparciu o to rozporządzenie. Pracodawca musi bowiem zwrócić wspomniane koszty, a każdy inny sposób ich rozliczenia, np. na podstawie oświadczenia pracownika, byłby problematyczny. Ze względu na rozliczenia podatkowo-składkowe kilometrówki uważamy, że bezpieczniejsze dla pracodawcy jest zastosowanie stawki za kilometr przebiegu odpowiedniej dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³. Zaznaczamy jednak, że jest to własna interpretacja Wydawnictwa, o której potwierdzenie (bądź przedstawienie innego stanowiska) zwrócimy się do Ministerstwa Infrastruktury.

Pewnym potwierdzeniem tego stanowiska może być interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 lutego 2020 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.587.2019.1.JK3. Organ podatkowy w tej interpretacji także skłonił się do zastosowania do samochodów elektrycznych stawki (ryczałtu) właściwych do samochodów o niższej pojemności silnika (tu: w zakresie ustalania przychodu z nieodpłatnego korzystania z firmowego samochodu elektrycznego do celów prywatnych pracownika - patrz: art. 12 ust. 2a ustawy o PDOF).