Ujęcie w księgach rozliczenia zagranicznej delegacji pracownika

Na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej pracownik otrzymał z kasy zaliczkę w euro. Po powrocie do kraju rozliczył się z niej. W jaki sposób i po jakim kursie należało ująć wypłatę i rozliczenie tej zaliczki? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 966858)

Kwotę wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej w księgach rachunkowych ujmuje się w oparciu o art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). W omawianej sytuacji, należy ją przeliczyć po średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty. Jeżeli pracownik nie wykorzystał całej zaliczki i po powrocie z delegacji zwrócił część pobranej kwoty do kasy, to należy wycenić ją po kursie, który zastosowano do jej wypłaty.

Tabele kursów średnich NBP dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Natomiast do rozliczenia kosztów podróży służbowej stosuje się średni kurs ogłoszony przez NBP dla danej waluty na dzień poprzedzający dzień tego rozliczenia. W związku z tym, że zastosowany do przeliczenia pobranej przez pracownika zaliczki kurs euro różni się zazwyczaj od kursu, po którym następuje rozliczenie kosztów podróży, powstaną różnice kursowe. Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości stanowią one, w zależności od ich charakteru, przychody lub koszty finansowe.

Ponadto należy pamiętać również o wyliczeniu różnic kursowych od własnych środków pieniężnych w kasie. Powstają one na skutek wyceny ich rozchodu po kursie różniącym się od kursu, po jakim nastąpił ich wpływ do kasy. Do rozchodu waluty jednostka może przyjąć jedną z trzech metod określonych w art. 34 ust. 4 ustawy o rachunkowości, czyli: metodę FIFO (rozchód waluty odbywa się kolejno począwszy od kursu zastosowanego do najstarszego wpływu), LIFO (rozchód waluty wyceniany jest kolejno począwszy od kursu zastosowanego do najpóźniejszego wpływu) lub średnią ważoną.

Przykład

Założenia

Pracownikowi w dniu 3.11.2015 r. wypłacono z kasy 500 euro na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej. Średni kurs NBP z 2.11.2015 r. wyniósł 4,2490 zł/euro. W dniu wypłaty zaliczki w kasie walutowej znajdowało się 1.200 euro wycenione po kursie (według daty wpływu):

a) 400 euro po 4,2273 zł/euro,

b) 800 euro po 4,2709 zł/euro.
Po powrocie z podróży pracownik rozliczył się z otrzymanej zaliczki w dniu 18.11.2015 r. Z przedstawionych dokumentów wynikało, że koszty podróży wyniosły 420 euro. Do kasy jednostki zwrócono 80 euro. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP z dnia 17.11.2015 r. wynosił 4,2433 zł/euro.
Do wyceny rozchodu waluty z kasy jednostka stosuje metodę FIFO.
Jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. KW - wypłacenie pracownikowi zaliczki: 500 euro × 4,2490 zł/euro =	2.124,50 zł	23-4	10-1
2. PK - rozliczenie zaliczki: 420 euro × 4,2433 zł/euro =	1.782,19 zł	40	23-4
3. KP - zwrot pozostałej kwoty zaliczki do kasy: 80 euro × 4,2490 zł/euro =	339,92 zł	10-1	23-4
4. PK - rozliczenie różnic kursowych:
a) na rozrachunkach z pracownikiem 420 euro × (4,2490 zł/euro - 4,2433 zł/euro) =	2,39 zł	75-1	23-4
b) od własnych środków pieniężnych 420 euro × 4,2490 zł/euro - [(400 euro × 4,2273 zł/euro) + (20 euro × 4,2709 zł/euro)] =	8,24 zł	10-1	75-0