Rozliczanie kosztów podróży służbowej

1) Pracownicy wyjeżdżają w kilkudniową podróż służbową i z tego tytułu mają prawo do diety. Do rozliczenia przedstawiają faktury za noclegi w Polsce i za granicą, przy czym na niektórych fakturach jest wyodrębnione śniadanie. Zdarza się, że pracownicy, którzy przedstawiają takie faktury, oświadczają, że nie jedli śniadania. Czy w takiej sytuacji dietę należy pomniejszyć?

W naszej ocenie tak, chyba że pracownik wskaże obiektywne powody, które uzasadniałyby niemożność spożycia przez niego śniadania zapewnionego przez pracodawcę w ramach usługi hotelowej. Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia delegacyjnego, kwotę diety krajowej pomniejsza się o:

• 25% diety - w razie zapewnienia bezpłatnego śniadania lub/i kolacji,
   
• 50% diety - za bezpłatny obiad.

Jeżeli chodzi o dietę za podróż zagraniczną, pomniejszenie następuje o:

• 15% diety - za śniadanie,
   
• 30% diety - w razie zapewnienia obiadu lub/i kolacji (§ 14 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zarówno w przypadku diety krajowej, jak i zagranicznej mechanizm pomniejszania diety stosowany jest także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono mu bezpłatny posiłek. W sytuacji przedstawionej w pytaniu jest to śniadanie. Zostało ono realnie zapewnione przez pracodawcę, a trzeba podkreślić, że przepisy rozporządzenia delegacyjnego przewidują pomniejszanie kwoty diety o koszt zapewnionego (a nie faktycznie spożytego) posiłku. Wystarczy więc, że taki posiłek został postawiony do dyspozycji pracownika. To, czy faktycznie pracownik z niego skorzystał, nie jest tu istotne, chyba że wystąpiły niezależne od niego okoliczności, uniemożliwiające jego skonsumowanie. Pracodawca może więc zażądać od pracownika złożenia wyjaśnienia, dlaczego nie spożył zapewnionego mu posiłku i w zależności od tego zdecydować, czy kwota diety ulegnie pomniejszeniu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w takim przypadku nie można wykluczyć zarzutu wypłacenia zawyżonej kwoty diety - w razie gdyby np. organy skarbowe nie podzieliły oceny pracodawcy co do przedstawionych przez pracownika okoliczności uzasadniających nieobniżanie diety.

2) Podczas zagranicznej podróży służbowej pracownik opłacił koszty dojazdu z i na lotnisko służbową kartą kredytową. Koszty tego dojazdu są niższe niż ryczałt dojazdowy dla danego kraju przewidziany w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowej. Czy pracownikowi w opisanej sytuacji w ogóle przysługuje taki ryczałt, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości?

W przedstawionej sytuacji pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów dojazdów na i z lotniska, nie ma więc prawa do ryczałtu za te dojazdy. Trzeba podkreślić, że świadczenia z tytułu podróży służbowej, w tym ryczałty przewidziane w rozporządzeniu delegacyjnym, mają charakter rekompensacyjny. Mają one na celu zwrócenie pracownikowi wydatków, jakie ten poniósł w związku z odbytą podróżą służbową. Nie przysługują więc, jeżeli pracownik nie ponosi tych kosztów. W omawianej sprawie potwierdzeniem tej ogólnej zasady jest § 17 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia delegacyjnego, zgodnie z którym pracownik nie ma prawa m.in. do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego - jeżeli nie ponosi kosztów, na które przeznaczony jest ten ryczałt. Opłacenie kosztów dojazdu z i na lotnisko służbową kartą kredytową oznacza, że pracownik nie poniósł tych kosztów z własnej kieszeni. Zapłata nastąpiła ze środków pracodawcy, nie można więc uznać, że pracownik poniósł w tym przypadku koszt, który uprawniałby go do otrzymania ryczałtu.