Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (637) z dnia 1.10.2025

Zwrot kosztów czy wypłata ryczałtu na dojazdy do i z lotniska w przypadku zagranicznej podróży służbowej

Czy w przypadku odbywania podróży zagranicznej drogą lotniczą, organizowany przez pracownika we własnym zakresie dojazd na lotnisko oraz powrót po zakończonej podróży zagranicznej z lotniska do miejsca zamieszkania rozlicza się w formie ryczałtu czy zwrotu udokumentowanych kosztów?

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej oraz jego rodzaj i klasę. Jeśli podróż odbywa się środkami komunikacji zbiorowej, pracownik ma roszczenie o zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi, poza ceną biletu, opłaty dodatkowe, w tym miejscówki, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, niezależnie od tego, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Ustawodawca dopuszcza również sytuację, w której na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku zwrot kosztów przejazdu następuje na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Co do zasady więc pracownik ma roszczenie o zwrot kosztów przejazdu w podróży w wysokości wynikającej z biletu lub faktury, chyba że przed rozpoczęciem podróży uzgodnił z pracodawcą, iż będzie ją odbywał prywatnym środkiem transportu (samochód, motocykl, motorower), co uzasadnia roszczenie o wypłatę tzw. kilometrówki.

Z kolei wynikający z § 9 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej i służy pokryciu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W typowym przypadku ryczałt ma na celu pokrycie kosztów przejazdów w miejscowości docelowej podróży np. z hotelu lub innego miejsca zakwaterowania do siedziby kontrahenta lub innego miejsca, w którym pracownik realizuje zadanie służbowe, powierzone mu do wykonania w ramach podróży służbowej. Wskazuje na to ust. 2 omawianego przepisu pozbawiający pracownika prawa do ww. ryczałtu w przypadku, gdy nie ponosi on kosztów dojazdu, np. gdy odbywa podróż prywatnym lub służbowym samochodem i korzysta z niego również w miejscowości docelowej podróży, transport zapewnia mu kontrahent lub jest zakwaterowany tak blisko miejsca, w którym wykonuje zadanie służbowe, iż brakuje uzasadnienia dla korzystania z komunikacji miejscowej. W przypadku podróży zagranicznej analogiczną rolę pełnią ryczałty wymienione w § 17 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych na pokrycie kosztów dojazdów z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz odrębnie na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Fakt, iż w przeciwieństwie do § 17 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych jego § 9 ogranicza się wyłącznie do ustanowienia ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, pomijając kwestię dojazdu do i z portu lotniczego czy morskiego, ewentualnie dworca kolejowego lub autobusowego wskazuje jednoznacznie, że dojazdy te odbywają się w ramach krajowej podróży służbowej w znaczeniu ścisłym, a zasady zwrotu kosztów pracownikowi określa § 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownik zamieszkujący w Warszawie, zatrudniony w spółce z siedzibą na południu Polski, na polecenie pracodawcy wyjechał w zagraniczną podróż służbową do Niemiec. W ramach krajowego odcinka podróży służbowej pracownik dojechał z miejsca zamieszkania na lotnisko w Warszawie we własnym zakresie. Analogicznie powrót z lotniska do miejsca zamieszkania pracownik odbył transportem zorganizowanym we własnym zakresie.

Kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia, jak należy zrekompensować pracownikowi te przejazdy w ramach krajowej podróży służbowej ma środek transportu, z którego korzystał. Jeśli był to autobus lub pociąg, rozliczenie powinno nastąpić na podstawie biletów lub faktur. Gdyby pracownik nie miał biletów (np. zgubił je), to zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych powinien złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ m.in. na zwrot innych kosztów podróży i ich wysokość. Przepis ten ma również zastosowanie w przypadku, gdyby pracownik odbywał podróż prywatnym samochodem. Wówczas składa on oświadczenie dotyczące przebiegu pojazdu oraz pojemności skokowej silnika. Na podstawie tych danych pracodawca obliczy należną kilometrówkę. Fakt, iż pracodawca dopuścił odbywanie krajowego odcinka podróży służbowej we własnym zakresie, nie ingerując w środek transportu, z którego pracownik ma korzystać, można bowiem uznać za dorozumianą zgodę na przejazd w podróży prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem.