Podróż służbowa czy oddelegowanie?

Firma, zajmująca się na terenie Polski instalacją oraz wykonaniem monitoringu, planuje rozpocząć dostawę i montaż kamer w firmie znajdującej się na terenie państwa UE. Będzie do tego wykorzystywać własnych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Planuje, że wyjazdy będą odbywać się średnio 2 razy w miesiącu na tydzień lub dwa w zależności od danego miesiąca i potrzeby wyjazdu oraz przez dłuższy okres czasu, tj. co najmniej rok. Czy w takiej sytuacji wyjazdy pracowników należy traktować jako podróż służbową, czy też oddelegowanie?

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 K.p., w myśl którego jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134) podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana: poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Przy czym wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

Zwracamy uwagę! Polecenie wyjazdu służbowego nie prowadzi do zmiany istotnych warunków pracy lub płacy, gdyż dla tego typu działań zastrzeżona jest forma wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego.

Kolejną istotną cechą podróży służbowej jest jej incydentalność. Objęcie poleceniem wyjazdu zwykłych czynności pracowniczych, stanowiących istotę stosunku pracy, a ponadto wykonywanych na umówionym obszarze pracy nie prowadzi do uznania, że pracownik wykonujący te czynności jest w podróży służbowej.

Aby zakwalifikować zadanie realizowane na polecenie pracodawcy jako odbywane w podróży służbowej musi ono powodować opuszczenie przez pracownika stałego miejsca pracy, będąc jednocześnie zdarzeniem wyjątkowym wśród realizowanych przez pracownika obowiązków. Pogląd ten potwierdza Sąd Najwyższy, który w wyroku z 3 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 138/09, M.P.Pr. 2010/6/312-313) stwierdził, że: "Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. (...)".

Incydentalny charakter podróży służbowej wynika również wprost z treści art. 77⁵ § 1 K.p., wskazującej na fakt, iż podróż służbowa jest czym innym niż stała praca na rzecz pracodawcy (por. wyrok SN z 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11). Polecone pracownikowi w podróży służbowej zadanie różni się od pracy "określonego rodzaju", do wykonywania której pracownik zobowiązuje się w ramach stosunku pracy (art. 22 § 1 K.p.). Ta bowiem nigdy nie jest incydentalna (por. uzasadnienie uchwały 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166).

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że objęcie poleceniem wyjazdu zwykłych czynności pracowniczych (stanowiących istotę stosunku pracy), jakim dla monterów monitoringu jest instalacja i montaż kamer w siedzibie klienta, nie może być uznane za podróż służbową (por. wyrok SN z 16 listopada 2009 r., sygn. akt II UK 114/09). Delegacja służbowa jest bowiem zjawiskiem wyjątkowym (incydentalnym), a więc nie może się mieścić w zakresie normalnych obowiązków pracowniczych.

Z kolei pracownikiem delegowanym jest pracownik, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa UE niż to, w którym stale pracuje - art. 2 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. UE L 1997.18.1 z późn. zm.), dalej dyrektywa 96/71. Znajduje ona zastosowanie w trzech przypadkach, a mianowicie gdy:

• przedsiębiorstwo deleguje pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium innego państwa UE, w ramach umowy zawartej pomiędzy firmą delegującą a odbiorcą usług, działającym w państwie członkowskim,
   
• przedsiębiorstwo z grupy przedsiębiorstw deleguje pracownika do innej firmy z tej grupy,
   
• agencja pracy tymczasowej wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu działającemu w innym państwie UE.

We wszystkich powyższych sytuacjach warunkiem koniecznym jest ponadto istnienie stosunku pracy pomiędzy firmą wysyłającą pracownika a delegowanym w trakcie całego okresu delegowania (art. 1 ust. 3 dyrektywy 96/71).

Pierwszy z powyższych warunków odpowiada przypadkowi opisanemu w pytaniu. Dostawa i montaż kamer w firmie znajdującej się na terenie państwa UE odbywa się na podstawie umowy zawartej pomiędzy firmą krajową (delegującą) i jej zagranicznym kontrahentem (odbiorcą). Jednak najważniejszą cechą pozwalającą odróżnić podróż służbową od oddelegowania jest to, czy nastąpiła faktyczna zmiana stałego miejsca pracy określonego w treści umowy o pracę. Oddelegowanie zawsze bowiem wiąże się z czasową zmianą stałego miejsca pracy wynikającego z umowy o pracę, wprowadzaną w drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Przy czym miejsce to ulega na nowo zmianie po powrocie pracownika do kraju, po zakończeniu okresu oddelegowania. Do takich modyfikacji nie dochodzi przy zagranicznej podróży służbowej, w przypadku której zasadą jest wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy.

Zwracamy uwagę! Pracodawca, który zamierza oddelegować pracowników do pracy w innym kraju UE, powinien zawrzeć z nimi porozumienie zmieniające tymczasowo miejsce świadczenia pracy. Jeśli zaś chodzi o zakres świadczeń dla pracowników z tytułu oddelegowania, to pracodawca dysponuje znaczną swobodą. W tym przypadku nie stosuje się do nich rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, zatem nie przysługują im przewidziane w tym akcie świadczenia. Brak jest też innych powszechnie obowiązujących przepisów, przyznających jakiekolwiek świadczenia w związku z oddelegowaniem. Dlatego też pracodawca może (lecz nie musi) przyznać je według własnego uznania. W przypadku oddelegowania do krajów UE pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom takie same świadczenia, jakie mają pracownicy miejscowi (art. 3 dyrektywy 96/71).