Wysokość diety w podróży zagranicznej i zaliczenie jej do kosztów

Pracownik odbywa podróże służbowe do Niemiec. W tabelach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej wysokość diety za dobę takiej podróży wynosi 49 euro.

1) Czy w umowie o pracę można określić wysokość tej diety na 15 euro?

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) mają zastosowanie przede wszystkim do pracowników sfery budżetowej. W oparciu o postanowienia tego aktu prawnego wypłacane są im należności z tytułu podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych.

Natomiast pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie mają obowiązku ustalenia regulaminu pracy (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy - Dz. U. z 2016 r. poz. 1666). Przy czym u takich pracodawców postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać kwoty diety za krajową oraz zagraniczną podróż służbową w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracownika sfery budżetowej. Nie może więc ona być w żadnym przypadku niższa niż 30 zł. Na takie obniżenie diety zagranicznej pozwala art. 77⁵ § 4 K.p., co jednak wymaga uregulowania w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, jeżeli u pracodawcy nie obowiązują przepisy zakładowe.

Należy przy tym zaznaczyć, że w przypadku pracodawców pozabudżetowych brak uregulowania omawianych kwestii w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę powoduje, że pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, w tym m.in. dotyczące wysokości diet za podróż zagraniczną, zgodnie z przepisami wymienionego wcześniej rozporządzenia.

W omawianej sytuacji przyjmując, że pracodawca należy do sektora prywatnego, może on w umowie o pracę wskazać niższą wysokość diet zagranicznych. Diety te nie mogą być jednak niższe niż wynikające z przepisów powołanego rozporządzenia od diety krajowej wynoszącej 30 zł. Udzielenie diety za dobę podróży służbowej do Niemiec w wysokości 15 euro spełnia ten warunek. Jednak należy zachować wymogi formalne związane ze zmianą aktów zakładowych lub umowy o pracę.

2) Czy dieta z tytułu podróży służbowej do Niemiec w wysokości obniżonej z 49 euro na 15 euro stanowi przychód pracownika wolny od podatku dochodowego i koszt uzyskania przychodów pracodawcy?

Generalnie diety wypłacone pracownikom z tytułu podróży służbowych stanowią przychody ze stosunku pracy, które mogą korzystać ze zwolnienia od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Wolne od podatku dochodowego są bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej przywołanym w odpowiedzi na pierwsze pytanie. Również w przypadku, gdy pracodawca należący do sektora prywatnego, zgodnie z wymogami prawa pracy, obniży wynikającą z jego przepisów wartość diety za dobę podróży zagranicznej, której krajem docelowym są Niemcy, z 49 euro do wysokości 15 euro, po stronie pracownika należności z tego tytułu będą stanowiły przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Wzór druku Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

W zakresie zaliczenia diet za podróż służbową do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy należy wskazać, że co do zasady należności te są rozliczane na takich samych warunkach jak wynagrodzenia za pracę. Stanowią koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 4g ustawy o pdop - Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). W razie uchybienia temu terminowi należności te należy rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop). W praktyce uznaje się, że należności pracownika z tytułu podróży służbowej są należne w miesiącu, w którym zgodnie z przepisami prawa pracy dokonał on rozliczenia tych kosztów.