Przegląd Podatku Dochodowego nr 8 (440) z dnia 20.04.2017

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika

Pracownik spółki z o.o. odbędzie zagraniczną podróż służbową do Niemiec. Na poczet tej podróży zostanie mu wypłacona zaliczka w złotówkach (za jego zgodą). Czy wypłacona kwota zaliczki oraz zwrot kosztów tej podróży będzie u pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet zagranicznej podróży służbowej nie będzie u niego przychodem. Szczegóły rozliczenia z pracownikiem kosztów takiej podróży przedstawiamy w dalszej części odpowiedzi.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ Kodeksu pracy). Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ustalić samodzielnie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeżeli jednak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w tej sprawie, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Z § 20 tego rozporządzenia wynika, że pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową pracodawca powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej. Zaliczka ta ma na celu pokrycie niezbędnych kosztów podróży wynikających ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane przez NBP dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet zagranicznej podróży służbowej nie jest u niego przychodem ze stosunku pracy. Wypłacone pracownikowi z tego tytułu pieniądze nadal są bowiem własnością pracodawcy, a jedynie tymczasowo znajdują się w dyspozycji pracownika. Oznacza to, że na moment wypłaty zaliczki na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika.

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Po powrocie do kraju pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej obejmujące nie tylko wypłaconą mu zaliczkę, ale także wydatki poniesione przez niego w trakcie tej podróży oraz należne mu diety i ryczałty. Powinien tego dokonać nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do omawianego rozliczenia pracownik powinien dołączyć faktury, rachunki, bilety lub inne dowody potwierdzające poniesione przez niego wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Wzór druku - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie  www.druki.gofin.pl

Ostatecznie może okazać się, że wypłacona pracownikowi zaliczka:

• dokładnie pokryje wszystkie koszty podróży,
   
• przewyższy wszystkie koszty podróży - nadwyżkę ponad te koszty pracownik obowiązany jest zwrócić pracodawcy,
   
• będzie niższa niż wszystkie koszty podróży - różnicę pracodawca dopłaca pracownikowi.

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu odbytej zagranicznej podróży służbowej, stanowią u niego przychód ze stosunku pracy.

Omawiany przychód może korzystać ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W rezultacie pracodawca obowiązany jest przeanalizować, czy wysokość wypłaconych pracownikowi diet i innych należności za czas podróży służbowej nie przekracza kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeżeli warunek ten jest spełniony, to otrzymane przez pracownika kwoty są wolne od podatku dochodowego. Z kolei opodatkowaniu podlegać będą należności wypłacone pracownikowi za czas podróży służbowej, których wysokość przekracza kwoty ryczałtów i limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.