rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 8 (440) z dnia 20.04.2017

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika

Pracownik spółki z o.o. odbędzie zagraniczną podróż służbową do Niemiec. Na poczet tej podróży zostanie mu wypłacona zaliczka w złotówkach (za jego zgodą). Czy wypłacona kwota zaliczki oraz zwrot kosztów tej podróży będzie u pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet zagranicznej podróży służbowej nie będzie u niego przychodem. Szczegóły rozliczenia z pracownikiem kosztów takiej podróży przedstawiamy w dalszej części odpowiedzi.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 Kodeksu pracy). Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ustalić samodzielnie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeżeli jednak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w tej sprawie, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

§ 20 tego rozporządzenia wynika, że pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową pracodawca powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej. Zaliczka ta ma na celu pokrycie niezbędnych kosztów podróży wynikających ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Wskazniki i stawki Kursy średnie walut obcych ogłaszane przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet zagranicznej podróży służbowej nie jest u niego przychodem ze stosunku pracy. Wypłacone pracownikowi z tego tytułu pieniądze nadal są bowiem własnością pracodawcy, a jedynie tymczasowo znajdują się w dyspozycji pracownika. Oznacza to, że na moment wypłaty zaliczki na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika.

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Po powrocie do kraju pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej obejmujące nie tylko wypłaconą mu zaliczkę, ale także wydatki poniesione przez niego w trakcie tej podróży oraz należne mu diety i ryczałty. Powinien tego dokonać nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do omawianego rozliczenia pracownik powinien dołączyć faktury, rachunki, bilety lub inne dowody potwierdzające poniesione przez niego wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Aktywne druki i formularze Wzór druku - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie 
www.druki.gofin.pl

Ostatecznie może okazać się, że wypłacona pracownikowi zaliczka:

  • dokładnie pokryje wszystkie koszty podróży,
     
  • przewyższy wszystkie koszty podróży - nadwyżkę ponad te koszty pracownik obowiązany jest zwrócić pracodawcy,
     
  • będzie niższa niż wszystkie koszty podróży - różnicę pracodawca dopłaca pracownikowi.

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu odbytej zagranicznej podróży służbowej, stanowią u niego przychód ze stosunku pracy.

Omawiany przychód może korzystać ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W rezultacie pracodawca obowiązany jest przeanalizować, czy wysokość wypłaconych pracownikowi diet i innych należności za czas podróży służbowej nie przekracza kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeżeli warunek ten jest spełniony, to otrzymane przez pracownika kwoty są wolne od podatku dochodowego. Z kolei opodatkowaniu podlegać będą należności wypłacone pracownikowi za czas podróży służbowej, których wysokość przekracza kwoty ryczałtów i limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Przykład

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. W regulaminie wynagradzania obowiązującym u pracodawcy wysokość diet z tytułu podróży służbowej do Niemiec została określona na 60 euro. Ze wstępnej kalkulacji wynika, że niezbędne koszty podróży wyniosą 1.100 euro. Pracownik wyraził zgodę na wypłatę mu zaliczki w walucie polskiej. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił 4,20 zł/euro, w związku z czym pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 4.620 zł.

Po zakończeniu podróży pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży na kwotę 1.050 euro, na które składały się:

  • diety w wysokości 300 euro (5 dób x 60 euro),
     
  • koszty noclegu w wysokości 350 euro (5 dób x 70 euro),
     
  • koszty przelotu do Niemiec i z powrotem w wysokości 400 euro.

Do rozliczenia z pracownikiem kosztów zagranicznej podróży służbowej pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki, tj. 4,20 zł/euro. Zatem kwota należności przysługująca pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej wyniosła 4.410 zł (1.050 euro x 4,20 zł/euro). Pracownik jest więc obowiązany zwrócić do kasy niewydatkowaną kwotę zaliczki, tj. 210 zł (4.620 zł - 4.410 zł).

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że dieta za dobę podróży służbowej do Niemiec wynosi 49 euro. Pracodawca wypłacił jednak dietę w wysokości 60 euro za dobę. W związku z tym od nadwyżki ponad kwotę wynikającą z rozporządzenia, tj. od 11 euro za dobę po przeliczeniu na złote obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60