Kurs waluty właściwy dla przeliczania wydatków dokumentowanych fakturami oraz paragonami

Pracownik spółki odbył zagraniczną podróż służbową. Koszty tej podróży sfinansował z własnych środków. Po powrocie przedłożył rozliczenie delegacji wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków. Pobyt w hotelu udokumentował fakturą wystawioną na pracodawcę. Natomiast wydatki na zakup paliwa do samochodu służbowego udokumentował paragonem (bez danych pracodawcy oraz pracownika). Jaki kurs waluty przyjąć do rozliczenia wymienionych kosztów? Czy okoliczność, że za paliwo, którego zakup został udokumentowany paragonem, pracownik płaci firmową kartą, ma wpływ na kurs waluty?

Wydatek na zakup usługi hotelowej wyrażony w walucie obcej udokumentowany fakturą wystawioną na pracodawcę powinien być przeliczony na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z kolei wydatki w walucie obcej na zakup paliwa do samochodu służbowego, udokumentowane paragonami niezawierającymi danych nabywcy powinny być przeliczone na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (okoliczność, że zostały opłacone firmową kartą, jest bez znaczenia).

Zasadą jest, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (art. 11a ust. 2 updof oraz art. 15 ust. 1 zdanie drugie updop).

W związku z licznymi wątpliwościami Czytelników pojawiającymi się przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika, w szczególności stosowania właściwego kursu waluty do przeliczania takich kosztów, skierowaliśmy w tej sprawie pytania do Ministerstwa Finansów. Pierwszą odpowiedź otrzymaliśmy 16 sierpnia 2017 r., a kolejną 1 września 2017 r. Ich treść omówiliśmy na łamach Przeglądu Podatku Dochodowego odpowiednio nr 17 z 2017 r. w artykule pt. "Kurs waluty właściwy do rozliczania kosztów zagranicznych podróży - odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa" oraz nr 19 z 2017 r. w artykule pt. "Przeliczanie kosztów zagranicznej podróży dokumentowanych paragonami - odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa".

Będą one pomocne także dla rozstrzygnięcia problemów poruszonych w treści pytania.

Wydatki w podróży pokryte ze środków pracownika udokumentowane fakturą wystawioną na pracodawcę

W piśmie nadesłanym do naszego Wydawnictwa 16 sierpnia 2017 r., Krajowa Informacja Skarbowa (zwana dalej KIS) poinformowała, że kurs waluty, według jakiego powinny być przeliczane koszty delegacji, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników.

W sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z kolei w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia wymienionych kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

Jednocześnie KIS zastrzegła, że jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę - wówczas faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w podany sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Analizując treść wyjaśnienia KIS zawartego w ostatnim zdaniu, nasuwa się wniosek, że niezależnie od tego czy to pracownik pokrył wydatek udokumentowany fakturą wystawioną na pracodawcę, czy sam pracodawca, takiej faktury pracownik nie dołącza do rozliczenia kosztów podróży. Odnosząc to do sytuacji zaprezentowanej w treści pytania, należy przyjąć, że przeliczenie na złote kosztu z tytułu pobytu pracownika w hotelu, wynikającego z faktury wystawionej na pracodawcę trzeba dokonać przy zastosowaniu średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Nie ma tu znaczenia fakt, że pracownik pokrył ten wydatek z własnych środków i zostanie mu on przez pracodawcę zwrócony.

Wydatki udokumentowane paragonem

Z kolei w kwestii kosztów podróży służbowej pracowników dokumentowanych paragonami niezawierającym danych nabywcy, KIS w piśmie nadesłanym do nas 1 września 2017 r. wyjaśniła, że kurs waluty według jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragony za przejazdy autostradami, taksówkami itp.), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane
przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

W związku z tym paragony, o których mowa w treści pytania, tj. na zakup paliwa do samochodu służbowego, niezawierające danych nabywcy pracownik powinien dołączyć do dokumentu rozliczenia delegacji, a koszty wynikające z tych paragonów powinny być przeliczone na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Na przyjęcie takiego kursu waluty nie ma wpływu fakt, że wydatki te zostały pokryte ze środków pracodawcy (firmową kartą).