Zapewnienie posiłku przez kontrahenta a prawo do diety za podróż służbową

Nasz pracownik wyjechał w 1-dniową zagraniczną podróż służbową. Rozpoczął ją we wczesnych godzinach rannych i wrócił do kraju tego samego dnia wieczorem. W czasie podróży kontrahent firmy zapewnił mu śniadanie i obiadokolację. Czy w związku z tym, że posiłki nie były opłacone przez pracodawcę i pracownikowi nie zapewniono kolacji, przysługuje mu 1/2 diety za podróż zagraniczną (trwała 10 godzin)?

W przedstawionej w pytaniu sytuacji pracownikowi nie przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, natomiast ma on prawo do 25% diety na drobne wydatki.

Jak wynika z § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), dieta w czasie zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jej wysokość zależy od czasu podróży liczonej, w przypadku poruszania się drogą lądową, od przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę i z powrotem.

Jeżeli czas trwania podróży zagranicznej wynosi m.in. od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje 50% diety. Niezależnie od prawa do diety na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, pracownikowi przysługuje 25% diety na drobne wydatki.

Zapewnienie pracownikowi całodziennego, bezpłatnego wyżywienia pozbawia go prawa do diety przeznaczonej na pokrycie kosztów wyżywienia. Jeśli pracownikowi zapewniono takie wyżywienie, w podróży zagranicznej przysługuje mu tylko 25% diety (§ 14 powołanego rozporządzenia). Z przywołanych przepisów nie wynika, aby zapewnienie bezpłatnego, całodziennego wyżywienia w czasie podróży musiało nastąpić wyłącznie przez pracodawcę. Rozporządzenie nie wprowadza takiego wymogu. Dlatego sam fakt zapewnienia całodziennego, bezpłatnego wyżywienia w czasie podróży, bez względu na to, kto je finansował, wyklucza prawo do diety (co nie dotyczy diety na drobne wydatki).

Należy przy tym zaznaczyć, że zapewnienie całodziennego wyżywienia nie oznacza zagwarantowania pełnego zestawu posiłków przypadających w trakcie całego dnia kalendarzowego. Chodzi tylko o takie posiłki, które standardowo przypadają w godzinach odbywania podróży służbowej (przykład).

Przykład

Pracownik został skierowany w zagraniczną podróż służbową do Niemiec. Trwała ona 2 dni, przy czym pracownik rozpoczął ją o godz. 10⁰⁰ wyjazdem z domu, a granicę polsko-niemiecką przekroczył o godz. 11²⁵. Powrócił do swojego miejsca zamieszkania o godz. 18¹⁰, przy czym granicę polską w drodze powrotnej przekroczył o godz. 16⁵⁰. W pierwszym dniu podróży pracownik miał zapewniony bezpłatny obiad i kolację, a w drugim dniu śniadanie i obiad. W związku z tym nabył prawo tylko do 25% diety na drobne wydatki za każdy dzień podróży, ponieważ w okresie, w którym podróżował, zapewniono mu pełne wyżywienie, jakie standardowo przypadało na daną porę podróży.