Ryczałt na dojazdy za odcinki podróży krajowych podczas wyjazdu służbowego za granicę

Pracownik odbył jednodniową podróż służbową do Hamburga. Środkiem transportu był samolot, a w drodze z siedziby pracodawcy na lotnisko (i powrotnej z lotniska do siedziby) autobus, co delegowany udokumentował biletami. Czy pracownikowi przysługiwał ryczałt na dojazdy na lotnisko?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.). Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie. W przypadku pracowników zatrudnionych u pozostałych pracodawców regulacje w tym zakresie mogą zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli taki pracodawca nie ustali tych kwestii samodzielnie, to obowiązany jest stosować przepisy ww. rozporządzenia i takie założenie przyjmujemy w dalszej części odpowiedzi.

Kalkulatory podróży służbowych
dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Powołany akt wykonawczy przewiduje dwa rodzaje świadczeń - diety i zwrot kosztów obejmujący przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi oraz inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zasady zwrotu tych kosztów określono odrębnie dla podróży krajowej i zagranicznej.

Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diet. Świadczenie to nie przysługuje w dwóch przypadkach, tj.:

gdy pracownik nie ponosi takich kosztów (przykładowo, gdy przemieszcza się samochodem albo korzysta z usług kolejowych/autobusowych, lecz dworzec znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie lotniska),
jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie rzeczywistych, udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (pracownik przedkłada wówczas bilety MZK lub innego przewoźnika lokalnego, czy rachunek wystawiony przez taksówkarza, na co powinien posiadać zgodę pracodawcy).

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Zgodnie z § 21 rozporządzenia, odbywanie podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju rodzi obowiązek stosowania przepisów działu 2 rozporządzenia - "Podróż krajowa". Jak wyjaśnił resort pracy w odpowiedzi na interpelację poselską nr 592 z 26 czerwca 2016 r.: "(...) odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. (...) Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Ministerstwa, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)".

Pracodawca z pytania powinien zatem rozliczyć dwie podróże krajowe, pierwszą w drodze z siedziby pracodawcy na lotnisko i drugą powrotną z lotniska do siedziby pracodawcy ewentualnie innego ustalonego miejsca. Ponieważ z pytania wynika, iż obydwie przypadają w tym samym dniu, dodatkowo należy ustalić moment "rozpoczęcia doby" dla celu obliczenia wysokości ryczałtu. Przepis § 9 ust. 1 rozporządzenia można bowiem rozumieć na dwa sposoby - odnosząc do doby zegarowej albo doby w podróży służbowej. Zdaniem redakcji należy przyjąć drugi. Stanowisko to potwierdza wyrok NSA w Lublinie z 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98), zgodnie z którym: "Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty, itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna.".

Przykład

Zakładamy, że pracownik z pytania jest zatrudniony w Nowym Dworze Mazowieckim, a lot odbywał z lotniska w Warszawie. Wyjechał w podróż autobusem w poniedziałek o 6⁵⁰. Po dotarciu do Warszawy przemieścił się komunikacją miejską na lotnisko, a o 10³⁰ wyleciał do Hamburga. Tego samego dnia wrócił do kraju lądując na lotnisku w Warszawie o 21⁰⁰, a następnie - autobusem - dotarł o 23⁰⁰ do Nowego Dworu Mazowieckiego.

Pracownik odbył jedną podróż zagraniczną trwającą od 10³⁰ do 21⁰⁰ (10 godz. i 30 min.) oraz dwie podróże krajowe, od 6⁵⁰ do 10³⁰ (3 godz. i 40 min.) i od 21⁰⁰ do 23⁰⁰ (2 godz.). Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje z tytułu obydwu podróży krajowych.

Jeśli pracodawca zezwolił na rozliczenie rzeczywistych kosztów dojazdów, ryczałtu nie wypłaca. Pokrywa kwotę wynikającą z przedstawionych dowodów (faktur, biletów, a nawet oświadczenia pracownika, jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe oraz pracownik poda przyczyny jego braku).