Czy można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki dotyczące podróży służbowej niezakończonej podpisaniem kontraktu?

Przedsiębiorca poniósł wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, w trakcie której miało dojść do podpisania kontraktu. Niestety wyjazd ten nie zakończył się podpisaniem umowy. Czy wydatki związane z takim wyjazdem stanowią koszt uzyskania przychodów?

Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, w trakcie której nie doszło do podpisania kontraktu, jeżeli wydatki te spełniają warunki wymienione w art. 22 ust. 1 updof.

Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy stanowią koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełniają warunki wymienione w art. 22 ust. 1 updof, tj. poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tych przychodów i nie są wymienione w art. 23 updof jako niestanowiące kosztów podatkowych.

To że podróż służbowa podatnika nie zakończyła się w przewidywany przez niego sposób, nie wpływa na możliwość rozliczenia poniesionych podczas tej podróży wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Rozliczenie takie nie jest bowiem uwarunkowane uzyskaniem przychodu z tego konkretnego wyjazdu. Niemniej jednak to podatnik powinien być w stanie udowodnić, że poniesienie danego wydatku było racjonalne i gospodarczo uzasadnione i zmierzało do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Podatnik rozliczając koszty związane ze swoją podróżą służbową, powinien ponadto pamiętać o ograniczeniach wynikających z:

1) art. 23 ust. 1 pkt 46 updof dotyczących poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 updof - gdy podatnik w podróż służbową pojechał prywatnym samochodem osobowym; w tym przypadku do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 20% wydatków poniesionych z tytułu kosztów używania takiego samochodu na potrzeby działalności gospodarczej,

2) art. 23 ust. 1 pkt 46a updof odnoszących się do wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż wymieniony w pkt 1, na potrzeby firmowe, gdy samochód ten jest wykorzystywany do tzw. celów mieszanych, a więc także poza działalnością gospodarczą - wtedy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 75% wydatków poniesionych z tytułu kosztów używania takiego auta na potrzeby działalności gospodarczej,

3) art. 23 ust. 1 pkt 52 updof mających zastosowanie do diet przedsiębiorcy z tytułu podróży służbowych - w tej sytuacji wartość diet przedsiębiorcy, która może być ujęta w kosztach podatkowych, nie może przekroczyć wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).