rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 21 (519) z dnia 1.11.2020

Zasady ustalania wysokości diet i ryczałtów należnych kierowcom w zagranicznych podróżach służbowych

Czy pracodawca spoza sfery budżetowej może określić wysokość diety za dobę podróży zagranicznej kierowców w wysokości średniej diety przysługującej w krajach odbywanej podróży służbowej? Czy ryczałt za noclegi w kabinie pojazdu może być ustalany od takiej uśrednionej diety, czy też od diety przysługującej zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych?

Określenie wysokości diety zagranicznej

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej mogą określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych zatrudnionych pracowników odmiennie od tego, jak kształtują je przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę - jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 K.p.). Jedynym ograniczeniem narzuconym przez ustawodawcę jest to, że dieta za dobę zagranicznej podróży służbowej (podobnie jak przy krajowej) nie może być niższa niż dieta przysługująca pracownikowi państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej z tytułu podróży krajowej. W praktyce oznacza to, że dieta za dobę podróży zagranicznej nie może być niższa niż 30 zł (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

Kalkulatory Kalkulatory podróży służbowych dostępne
są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Ustawodawca nie ingeruje przy tym w maksymalną wysokość diet przysługujących za dobę podróży zagranicznej, więc w tym zakresie pracodawcy mogą przekraczać limit określony dla poszczególnych państw w tabeli stanowiącej załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Wiąże się to jednak z określonymi w prawie konsekwencjami.

Przykład

Kierowcy zatrudnieni w spółce z o.o. odbywają zagraniczne podróże służbowe, głównie do Niemiec, Włoch, San Marino i na Łotwę. W związku z tym, że stawka diety zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych wynosi dla tych państw odpowiednio 49 euro, 48 euro, 48 euro i 57 euro pracodawca postanowił określić średnią dietę za dobę podróży służbowej na poziomie 50,50 euro. Jeśli kierowcy zdarzy się podróż służbowa np. na Litwę, gdzie dieta za dobę podróży służbowej wynosi zgodnie z przepisami 39 euro, wypłata kierowcy 50,50 euro spowoduje konieczność zaliczenia nadwyżki, czyli kwoty 11,50 euro dziennie do przychodu pracownika, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Wynika to z faktu, iż zarówno art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof, jak i § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej rozporządzenia składkowego przewidują zwolnienie diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej.

W efekcie najkorzystniejszym rozwiązaniem byłoby określenie takiej średniej diety w granicach pomiędzy kwotą najniższej diety przysługującej kierowcom w państwach docelowych podróży służbowej a kwotą 30 zł za dobę stanowiącą minimalną wysokość diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju.

Określenie wysokości ryczałtu noclegowego

Znacznie większą swobodą pracodawcy dysponują przy określaniu wysokości ryczałtu noclegowego. Odkąd Trybunał Konstytucyjny stwierdził sprzeczność z ustawą zasadniczą tezy uchwały 7 sędziów Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14, OSNP 2014/12/164), w której uznano, że minimalna wysokość ryczałtu noclegowego to wynikające z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych 25% limitu noclegowego, powszechnie przyjmuje się, że pracodawcy mogą ustalić wysokość tego ryczałtu w wewnętrznych przepisach płacowych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) lub w treści indywidualnych umów o pracę. Decydując o wysokości tego świadczenia pracodawca powinien wziąć pod uwagę warunki noclegu zapewnionego kierowcom w kabinach, lub wydzielonych częściach sypialnych użytkowanych pojazdów. W przypadku zróżnicowanych flot pojazdów nie ma przy tym przeszkód, aby ustalić kilka wartości ryczałtu działając według klucza zakładającego, że im wyższy standard noclegu gwarantuje dany pojazd, tym niższą kwotę ryczałtu wypłaca się kierowcy za każdą spędzoną w nim noc. Nawet jeśli pracodawca uzna, że część użytkowanych pojazdów zapewnia kierowcom warunki odpowiadające wymogom stawianym wobec bezpłatnego noclegu w podróży służbowej, ryczałt może rekompensować pozostałe koszty np. prania i użytkowania własnej pościeli, ponoszone przez kierowcę koszty sanitarne czy stanowić rekompensatę za sprawowaną pieczę nad pojazdem i ładunkiem (por. wyrok SN z 30 maja 2017 r., sygn. akt II PK 122/16).

Przykład

Przyjmujemy, że pracodawca z poprzedniego przykładu ustalił, iż ryczałt za noclegi w poszczególnych krajach ma być ustalany od uśrednionej diety. Nie jest to wprost naruszeniem przepisów, choć warto podkreślić, że ryczałt noclegowy nie został przez ustawodawcę powiązany z dietą, lecz z limitem noclegowym obowiązującym w państwie korzystania z noclegu, ewentualnie w państwie docelowym podróży. Z uwagi na to nawet, jeśli ryczałt ma stanowić określony procent przyjętej wysokości diety, warto zweryfikować, czy nie przekroczy on 25% limitu noclegowego obowiązującego w państwach docelowych podróży lub w państwach, w których kierowcy korzystają z noclegów w podróżach zagranicznych. W przypadku przekroczenia przez ryczałt tej wartości, nadwyżka, podobnie jak w przypadku diet, zostanie zakwalifikowana jako przychód kierowców ze wszystkimi tego konsekwencjami w sferze podatkowo-składkowej.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.