Gazeta Podatkowa nr 37 (1808) z dnia 10.05.2021
Koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika
W związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi wypłacana jest zaliczka, zazwyczaj w walucie obcej. Z zaliczki tej rozlicza się go po zakończeniu tej podróży. W jaki sposób prawidłowo dokonać przeliczenia poniesionych kosztów podróży służbowej i rozliczyć je w księgach rachunkowych?
Wydatki pokrywane przez pracodawcę
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wynika tak z art. 775 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320). W przypadku pracodawców sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania tych należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Pracodawcy spoza sfery budżetowej stosowne regulacje w tej kwestii mogą zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa określona dla pracownika sfery budżetowej. W praktyce pracodawcy spoza sfery budżetowej najczęściej stosują zasady ustalania należności z tytułu podróży zawarte we wcześniej wspomnianym rozporządzeniu. W myśl § 2 tego rozporządzenia, z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Warto zauważyć, że w sytuacji pandemii podróż zagraniczna może zostać poprzedzona poniesieniem kosztów testów pracowników w kierunku COVID-19 warunkujących wjazd do danego kraju. Koszty zagranicznej podróży służbowej mogą również wzrosnąć o wydatki związane z ewentualną kwarantanną lub inne zdarzenia związane bezpośrednio ze skutkami pandemii.
Pracownik powinien otrzymać zaliczkę na zagraniczną podróż służbową. Zgodnie z § 20 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę (bez konieczności składania wniosku):
- w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, lub
- w złotówkach (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie jej kosztów w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Trzeba podkreślić, że kurs zastosowany według rozporządzenia do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i kosztów podróży służy tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma on zastosowania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, które powinno być dokonane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bilansowego i podatkowego.
Pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży, licząc od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Druki rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej i innych dokumentów związanych z taką podróżą dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.
Wycena wypłaconej zaliczki
W sytuacji gdy jednostka posiada rachunek walutowy lub kasę walutową i wypłaca pracownikowi z tych środków zaliczkę w walucie obcej na zagraniczną podróż służbową, a dla celów podatku dochodowego stosuje tzw. podatkową metodę ustalania różnic kursowych - powinna wycenić ją w księgach rachunkowych po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej wypłaty. Wypłatę zaliczki w walucie obcej na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika można ująć w księgach rachunkowych następującym zapisem:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 10-1 "Kasa walutowa" lub konto 13-1 "Rachunek walutowy".
Rozchód waluty z rachunku walutowego może spowodować powstanie różnic kursowych od własnych środków pieniężnych. Ustala się je jednak dopiero po rozliczeniu kosztów podróży służbowej, w odniesieniu do kwoty faktycznie poniesionych kosztów. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono wypłatę zaliczki, a więc nie powstaną od tej części różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.
Gdy jednostka nie prowadzi kasy walutowej, a przekazaną pracownikowi walutę obcą zakupiono w banku lub kantorze, to jej przeliczenia należy dokonać po faktycznie zastosowanym kursie, tj. po kursie sprzedaży banku lub negocjowanym albo po kursie kantorowym. W księgach rachunkowych przekazanie pracownikowi zaliczki w walucie obcej nabytej w kantorze lub w banku przebiega zapisem:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".
Zdarza się, że w ramach zaliczki pracownikowi zostaje przekazana firmowa karta płatnicza z dostępem do konta walutowego. Wtedy ewidencja zapłaty tą kartą za wydatki w podróży służbowej może przebiegać zapisem:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikiem" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 13-1 "Rachunek walutowy".
Wycena poniesionych kosztów
Dla celów bilansowych koszty podróży służbowych pracowników generalnie zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej (konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiednie konto zespołu 5) w okresie, którego dotyczą. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej, koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.
Dla celów podatku dochodowego wydatki dotyczące podróży służbowej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów:
1) w sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury (rachunki) dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - w dacie ustalonej na zasadach ogólnych, określonych w art. 15 ust. 4, 4b-4d ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.) i odpowiednio art. 22 ust. 4-5c, 6 i 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), na podstawie tych faktur (rachunków),
2) w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów dołączonych do rozliczenia delegacji - w miesiącu, za który są należne (w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży), o ile spełnione są warunki określone w art. 15 ust. 4g ustawy o pdop oraz odpowiednio art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof.
Do przeliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej wyrażonej w walucie obcej należy stosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (rachunków) w odniesieniu do sytuacji wskazanej wcześniej w pkt 1 i kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji w sytuacji opisanej w pkt 2 (w tym diety, ryczałty). Ponadto wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 16 sierpnia 2017 r. oraz 1 września 2017 r. na pytania naszego Wydawnictwa. Te same kursy do przeliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej można przyjąć dla celów bilansowych.
Przykład Założenia
Dekretacja
Księgowania |
www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:
Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
|