rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 37 (1808) z dnia 10.05.2021

Koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika

W związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi wypłacana jest zaliczka, zazwyczaj w walucie obcej. Z zaliczki tej rozlicza się go po zakończeniu tej podróży. W jaki sposób prawidłowo dokonać przeliczenia poniesionych kosztów podróży służbowej i rozliczyć je w księgach rachunkowych?

Wydatki pokrywane przez pracodawcę

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wynika tak z art. 775 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320). W przypadku pracodawców sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania tych należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Pracodawcy spoza sfery budżetowej stosowne regulacje w tej kwestii mogą zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa określona dla pracownika sfery budżetowej. W praktyce pracodawcy spoza sfery budżetowej najczęściej stosują zasady ustalania należności z tytułu podróży zawarte we wcześniej wspomnianym rozporządzeniu. W myśl § 2 tego rozporządzenia, z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Warto zauważyć, że w sytuacji pandemii podróż zagraniczna może zostać poprzedzona poniesieniem kosztów testów pracowników w kierunku COVID-19 warunkujących wjazd do danego kraju. Koszty zagranicznej podróży służbowej mogą również wzrosnąć o wydatki związane z ewentualną kwarantanną lub inne zdarzenia związane bezpośrednio ze skutkami pandemii.

Pracownik powinien otrzymać zaliczkę na zagraniczną podróż służbową. Zgodnie z § 20 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę (bez konieczności składania wniosku):

  • w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, lub
  • w złotówkach (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie jej kosztów w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Trzeba podkreślić, że kurs zastosowany według rozporządzenia do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i kosztów podróży służy tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma on zastosowania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, które powinno być dokonane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bilansowego i podatkowego.

Pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży, licząc od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Udokumentowania nie wymagają diety oraz wydatki objęte ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Druki rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej i innych dokumentów związanych z taką podróżą dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Wycena wypłaconej zaliczki

W sytuacji gdy jednostka posiada rachunek walutowy lub kasę walutową i wypłaca pracownikowi z tych środków zaliczkę w walucie obcej na zagraniczną podróż służbową, a dla celów podatku dochodowego stosuje tzw. podatkową metodę ustalania różnic kursowych - powinna wycenić ją w księgach rachunkowych po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej wypłaty. Wypłatę zaliczki w walucie obcej na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika można ująć w księgach rachunkowych następującym zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10-1 "Kasa walutowa" lub konto 13-1 "Rachunek walutowy".

Rozchód waluty z rachunku walutowego może spowodować powstanie różnic kursowych od własnych środków pieniężnych. Ustala się je jednak dopiero po rozliczeniu kosztów podróży służbowej, w odniesieniu do kwoty faktycznie poniesionych kosztów. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono wypłatę zaliczki, a więc nie powstaną od tej części różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.

Gdy jednostka nie prowadzi kasy walutowej, a przekazaną pracownikowi walutę obcą zakupiono w banku lub kantorze, to jej przeliczenia należy dokonać po faktycznie zastosowanym kursie, tj. po kursie sprzedaży banku lub negocjowanym albo po kursie kantorowym. W księgach rachunkowych przekazanie pracownikowi zaliczki w walucie obcej nabytej w kantorze lub w banku przebiega zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

Zdarza się, że w ramach zaliczki pracownikowi zostaje przekazana firmowa karta płatnicza z dostępem do konta walutowego. Wtedy ewidencja zapłaty tą kartą za wydatki w podróży służbowej może przebiegać zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikiem" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-1 "Rachunek walutowy".

Wycena poniesionych kosztów

Dla celów bilansowych koszty podróży służbowych pracowników generalnie zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej (konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub odpowiednie konto zespołu 5) w okresie, którego dotyczą. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej, koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Dla celów podatku dochodowego wydatki dotyczące podróży służbowej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów:

1) w sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury (rachunki) dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - w dacie ustalonej na zasadach ogólnych, określonych w art. 15 ust. 4, 4b-4d ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.) i odpowiednio art. 22 ust. 4-5c, 6 i 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.), na podstawie tych faktur (rachunków),

2) w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów dołączonych do rozliczenia delegacji - w miesiącu, za który są należne (w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży), o ile spełnione są warunki określone w art. 15 ust. 4g ustawy o pdop oraz odpowiednio art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof.

Do przeliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej wyrażonej w walucie obcej należy stosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (rachunków) w odniesieniu do sytuacji wskazanej wcześniej w pkt 1 i kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji w sytuacji opisanej w pkt 2 (w tym diety, ryczałty). Ponadto wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 16 sierpnia 2017 r. oraz 1 września 2017 r. na pytania naszego Wydawnictwa. Te same kursy do przeliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej można przyjąć dla celów bilansowych.

Przykład

Założenia

  1. Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Niemiec. Przed wyjazdem spółka poniosła koszt testu pracownika w kierunku COVID-19 z zaświadczeniem lekarskim o wyniku w języku niemieckim w kwocie 450 zł. Na poczet kosztów podróży 20 kwietnia 2021 r. wypłacono pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę w wysokości 600 euro (kurs średni NBP z dnia 19 kwietnia 2021 r. wynosił 4,5474 zł/euro). W kasie walutowej znajdowało się 1.000 euro nabyte w kantorze po kursie 4,65 zł/euro.
  2. Po powrocie pracownik przedstawił fakturę za hotel wystawioną na pracodawcę dnia 22 kwietnia 2021 r. w wysokości 250 euro. Kurs średni NBP z dnia 21 kwietnia 2021 r. wynosił 4,5567 zł/euro.
  3. W rozliczeniu kosztów podróży sporządzonym w dniu 23 kwietnia 2021 r. pracownik wykazał diety za 2 doby w wysokości 98 euro. Dołączył też paragony za przejazdy taksówkami na kwotę 90 euro. Kurs średni NBP z dnia 22 kwietnia 2021 r. wynosił 4,5562 zł/euro. Pracownik zwrócił do kasy walutowej niewykorzystaną część zaliczki w kwocie: 162 euro, tj. 600 euro - 250 euro - 98 euro - 90 euro.
  4. Spółka rozlicza koszty podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. Zgodnie z polityką rachunkowości koszty testów w kierunku COVID-19 dla pracowników wyruszających w podróż służbową spółka ujmuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura za test pracownika w kierunku COVID-19: 450,00 zł 40-6 21
2. KW - rozchód waluty obcej z kasy walutowej w związku z wypłatą zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika (600 euro × 4,5474 zł/euro): 2.728,44 zł 23-4 10-1
3. Koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika:
   a) faktura za usługę noclegową: 250 euro × 4,5567 zł/euro = 1.139,18 zł 40-6 23-4
   b) rozliczenie delegacji - dieta i wydatki poniesione na przejazdy
       taksówkami:
       (98 euro + 90 euro) × 4,5562 zł/euro =
856,57 zł 40-6 23-4
4. KP - zwrot niewykorzystanej części zaliczki: 162 euro × 4,5474 zł/euro =  736,68 zł 10-1 23-4
5. PK - rozliczenie różnic kursowych:
   a) na rozrachunkach z tytułu kosztów noclegu pokrytych
       zaliczką (dodatnia):
       250 euro × (4,5567 zł/euro - 4,5474 zł/euro) =
2,33 zł 23-4 75-0
   b) na rozrachunkach z tytułu diety i wydatków na przejazd
       taksówkami pokrytych zaliczką (dodatnia):
       188 euro × (4,5562 zł/euro - 4,5474 zł/euro) =
1,66 zł 23-4 75-0
   c) na środkach pieniężnych w kasie walutowej (ujemna):
       438 euro (4,65 zł/euro - 4,5474 zł/euro) =
44,94 zł 75-1 10-1

Księgowania

Koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.