rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (545) z dnia 1.09.2021

Rozliczenie kosztów podróży służbowej, w której wykorzystano prywatne auto pracownika

Prezes spółki z o.o., który jest jednocześnie pracownikiem tej spółki zatrudnionym na umowę o pracę, odbył podróż służbową na Ukrainę prywatnym samochodem (o pojemności silnika 1.800 cm3). Przejechał łącznie 1.500 km. Do rozliczenia kosztów podróży dołączył faktury za paliwo kupione w kraju i za przejazd płatną autostradą oraz paragon z ukraińskiej stacji paliw. Spółka zwróciła prezesowi koszty podróży służbowej. W jaki sposób należy rozliczyć te koszty w księgach rachunkowych? Jakie będą konsekwencje podatkowe dla pracodawcy (spółki z o.o.) oraz dla pracownika? Czy spółka ma prawo do odliczenia VAT od wydatków na pojazdy samochodowe?

Koszty podróży służbowych, ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników z powodu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej, stanowią w księgach rachunkowych koszty podstawowej działalności operacyjnej. Wydatki te podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Powinny być one udokumentowane odpowiednio sporządzoną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu. W razie braku ewidencji, wydatki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (por. art. 16 ust. 5 updop). Koszty przejazdu zwrócone pracownikowi są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości kilometrówki (por. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Od wydatków na pojazdy samochodowe, takich jak opłaty za parking, czy autostradę, pracodawca może odliczyć 50% VAT na zasadach ogólnych (por. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).

Przepisy regulujące zasady rozliczania należności z tytułu podróży służbowej

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z art. 775 Kodeksu pracy (K.p.). Rodzaje świadczeń oraz zasady ich wypłacania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (por. art. 775 § 3 K.p.). W przypadku gdy pracodawca nie posiada samodzielnie ustalonych zasad, zobowiązany jest stosować postanowienia rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (tzw. kilometrówka), która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Obecnie stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu - na podstawie § 2 tego rozporządzenia - wynosi w odniesieniu do samochodu osobowego:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Koszty używania przez pracownika prywatnego samochodu podczas podróży służbowej wylicza się na podstawie sporządzonej i przedstawionej do akceptacji przełożonemu, ewidencji przebiegu pojazdu.

Aktywne druki i formularze Druk ewidencji przebiegu pojazdu
dostępny jest w Programie
DRUKI Gofin

Należy zaznaczyć, że na mocy § 4 i § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, w tym przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, pracodawca zwraca w udokumentowanej wysokości. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Regulacje podatkowe w kwestii podróży służbowej

art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) oraz art. 16 ust. 5 updop wynika, że wydatki ponoszone na rzecz pracowników z powodu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości kilometrówki. Wydatek ten powinien być udokumentowany odpowiednio sporządzoną i zatwierdzoną przez podatnika (pracodawcę) ewidencją przebiegu pojazdu na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu wykazane są w art. 16 ust. 5 updop.

Jeśli chodzi o skutki podatkowe dla pracownika, w przypadku używania prywatnego samochodu, niebędącego własnością pracodawcy, do celów służbowych, koszty przejazdu zwrócone pracownikowi są wolne od podatku dochodowego do wysokości wynikającej z kilometrówki (por. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). W przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wolny od podatku dochodowego jest również zwrot pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem m.in. opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, opłat za parkingi oraz postój w strefie płatnego parkowania. 

Z kolei VAT od takich wydatków jak opłata za parking, czy autostradę pracodawca może odliczyć w wysokości 50% na ogólnych zasadach (por. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Co istotne, w przypadku wydatków na paliwo, faktura nie jest wystawiana zwykle na pracodawcę. Wydatki na paliwo pracodawca zwraca pracownikowi na podstawie kilometrówki.

Ujęcie kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych

W księgach rachunkowych koszty podróży służbowych ujmuje się jako koszty podstawowej działalności operacyjnej, na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na koncie 40-6 "Koszty podróży służbowych" i/lub na odpowiednim koncie zespołu 5. W ramach konta 40-9 można wydzielić konto analityczne, np. konto 40-9/5 "Koszty podróży służbowych". Konta służące do ewidencji podróży służbowych powinny być podzielone na konta stanowiące i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (KUP i NKUP). Koszty podróży służbowych ewidencjonuje się, zgodnie z zasadą memoriału, w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Przykład

Prezes zarządu spółki z o.o., który jest jednocześnie pracownikiem tej spółki (umowa o pracę), odbył podróż służbową na Ukrainę prywatnym samochodem o pojemności silnika 1.800 cm3. Z rozliczenia podróży służbowej wynika, że prezes przejechał 1.500 km. Do rozliczenia kosztów podróży prezes dołączył faktury za paliwo kupione w kraju i za przejazd płatną autostradą na łączną kwotę: 1.000 zł (plus VAT: 230 zł) oraz paragon za paliwo z ukraińskiej stacji paliw na kwotę: 250 zł (po w przeliczeniu na złotówki). Z przedłożonych przez prezesa dokumentów wynikało, że:

1) koszty paliwa wyniosły: 800 zł + 184 zł (VAT) + 250 zł = 1.234 zł,

2) koszty przejazdu płatną autostradą wyniosły: 200 zł + 46 zł (VAT) = 246 zł.

Spółka z o.o. zwróciła prezesowi kwotę: 1.234 zł + 246 zł = 1.480 zł. Według polityki rachunkowości spółki koszty podróży służbowych ewidencjonuje się na koncie 40-9/5 "Koszty podróży służbowych" z podziałem na konta KUP i NKUP. Koszty przejazdu w wysokości kilometrówki wynosiły: 1.500 km × 0,8358 zł = 1.253,70 zł. W tym przypadku wydatki poniesione na paliwo (kwota: 1.234 zł) nie przekroczyły wysokości kilometrówki (kwota: 1.253,70 zł), zatem cała wartość wydatków na paliwo stanowi koszty uzyskania przychodów (KUP). W księgach dokonano następujących zapisów:

1) łączna kwota kosztów podróży służbowej (1.480 zł):

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

2) VAT naliczony podlegający odliczeniu (46 zł × 50% = 23 zł):

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

3) zarachowanie wydatków na podróż służbową do kosztów:

a) kwota do wysokości kilometrówki (1.234 zł):

- Wn konto 40-9/5 "Koszty podróży służbowych - KUP",

b) kwota netto opłat za autostradę oraz VAT niepodlegający odliczeniu (200 zł + 23 zł = 223 zł):

- Wn konto 40-9/5 "Koszty podróży służbowych - NKUP",

4) wypłata pracownikowi (prezesowi) kosztów podróży służbowej (1.480 zł):

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 

Terminarz

październik 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.