Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (545) z dnia 1.09.2021

Rozliczenie kosztów podróży służbowej, w której wykorzystano prywatne auto pracownika

Prezes spółki z o.o., który jest jednocześnie pracownikiem tej spółki zatrudnionym na umowę o pracę, odbył podróż służbową na Ukrainę prywatnym samochodem (o pojemności silnika 1.800 cm³). Przejechał łącznie 1.500 km. Do rozliczenia kosztów podróży dołączył faktury za paliwo kupione w kraju i za przejazd płatną autostradą oraz paragon z ukraińskiej stacji paliw. Spółka zwróciła prezesowi koszty podróży służbowej. W jaki sposób należy rozliczyć te koszty w księgach rachunkowych? Jakie będą konsekwencje podatkowe dla pracodawcy (spółki z o.o.) oraz dla pracownika? Czy spółka ma prawo do odliczenia VAT od wydatków na pojazdy samochodowe?

Koszty podróży służbowych, ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników z powodu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej, stanowią w księgach rachunkowych koszty podstawowej działalności operacyjnej. Wydatki te podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Powinny być one udokumentowane odpowiednio sporządzoną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu. W razie braku ewidencji, wydatki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (por. art. 16 ust. 5 updop). Koszty przejazdu zwrócone pracownikowi są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości kilometrówki (por. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Od wydatków na pojazdy samochodowe, takich jak opłaty za parking, czy autostradę, pracodawca może odliczyć 50% VAT na zasadach ogólnych (por. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy (K.p.). Rodzaje świadczeń oraz zasady ich wypłacania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (por. art. 77⁵ § 3 K.p.). W przypadku gdy pracodawca nie posiada samodzielnie ustalonych zasad, zobowiązany jest stosować postanowienia rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (tzw. kilometrówka), która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Obecnie stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu - na podstawie § 2 tego rozporządzenia - wynosi w odniesieniu do samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Koszty używania przez pracownika prywatnego samochodu podczas podróży służbowej wylicza się na podstawie sporządzonej i przedstawionej do akceptacji przełożonemu, ewidencji przebiegu pojazdu.

Druk ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w Programie DRUKI Gofin

Należy zaznaczyć, że na mocy § 4 i § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, w tym przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, pracodawca zwraca w udokumentowanej wysokości. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) oraz art. 16 ust. 5 updop wynika, że wydatki ponoszone na rzecz pracowników z powodu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości kilometrówki. Wydatek ten powinien być udokumentowany odpowiednio sporządzoną i zatwierdzoną przez podatnika (pracodawcę) ewidencją przebiegu pojazdu na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Elementy, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu wykazane są w art. 16 ust. 5 updop.

Jeśli chodzi o skutki podatkowe dla pracownika, w przypadku używania prywatnego samochodu, niebędącego własnością pracodawcy, do celów służbowych, koszty przejazdu zwrócone pracownikowi są wolne od podatku dochodowego do wysokości wynikającej z kilometrówki (por. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). W przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wolny od podatku dochodowego jest również zwrot pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem m.in. opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, opłat za parkingi oraz postój w strefie płatnego parkowania. 

Z kolei VAT od takich wydatków jak opłata za parking, czy autostradę pracodawca może odliczyć w wysokości 50% na ogólnych zasadach (por. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Co istotne, w przypadku wydatków na paliwo, faktura nie jest wystawiana zwykle na pracodawcę. Wydatki na paliwo pracodawca zwraca pracownikowi na podstawie kilometrówki.

W księgach rachunkowych koszty podróży służbowych ujmuje się jako koszty podstawowej działalności operacyjnej, na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na koncie 40-6 "Koszty podróży służbowych" i/lub na odpowiednim koncie zespołu 5. W ramach konta 40-9 można wydzielić konto analityczne, np. konto 40-9/5 "Koszty podróży służbowych". Konta służące do ewidencji podróży służbowych powinny być podzielone na konta stanowiące i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (KUP i NKUP). Koszty podróży służbowych ewidencjonuje się, zgodnie z zasadą memoriału, w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).