Rozliczenie delegacji do Niemiec, jeśli pracownik zakwaterowany był w hotelu po stronie polskiej

Pracownik odbył kilkudniową podróż służbową do Niemiec, przy czym był on zakwaterowany w hotelu po stronie polskiej i dowożony codziennie na miejsce docelowe przez kontrahenta zagranicznego, który zapewnił także posiłek w formie obiadu. Jak rozliczyć taką delegację?

Zakładając, że u wspomnianego pracodawcy podróże służbowe rozliczane są według rozporządzenia delegacyjnego, powinien on oddzielnie rozliczyć krajowe odcinki tej podróży i oddzielnie odcinki zagraniczne.

Nie wiemy, z jakim pracodawcą mamy tu do czynienia, dlatego przypomnijmy, że zgodnie z art. 77⁵ K.p., u pracodawców spoza sfery budżetowej zasady rozliczania podróży służbowych powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeżeli tak jest u wspomnianego pracodawcy, to nie znając tych przepisów, nie możemy dać jednoznacznej odpowiedzi na zadane pytanie, tym bardziej, że ustawodawca pozostawia dużą swobodę pracodawcom co do ustalania wspomnianych zasad.

Jedynym ograniczeniem jest bowiem wprowadzenie wymogu, aby dieta - zarówno krajowa, jak i zagraniczna - przyjęta w przepisach zakładowych nie była niższa od diety krajowej wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), dalej: rozporządzenia delegacyjnego. Aktualnie jest to 30 zł.

Przyjmując natomiast, że u pracodawcy, o którym mowa w pytaniu, podróże służbowe rozliczane są według rozporządzenia delegacyjnego, to - z uwagi na charakter tej podróży - należy zwrócić uwagę na dwa jego przepisy, a mianowicie § 12 pkt 1 oraz § 21. Pierwszy z nich wyjaśnia, że czas podróży zagranicznej odbywanej środkami komunikacji lądowej, tak jak w tym przypadku, liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. Drugi z przywołanych przepisów wyjaśnia z kolei, że w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, odpowiednie zastosowanie mają przepisy rozdziału 2 dotyczącego delegacji krajowych.

Z powyższego wynika, że w opisanej sytuacji oddzielnie powinny być rozliczane odcinki podróży krajowej i oddzielnie odcinki podróży zagranicznej, co oznacza, że wystąpi tu kilka podróży krajowych i kilka podróży zagranicznych, które łącznie złożą się na tę jedną delegację. Przysługujące pracownikowi świadczenia delegacyjne powinny być ustalane oddzielnie dla każdej części podróży służbowej.

Znajduje to potwierdzenie w odpowiedzi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 września 2021 r., udzielonej na zapytanie naszego Wydawnictwa. Stwierdzono w niej, że

"(...) odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej - należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie resortu rodziny, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)"

Wspomnianemu pracownikowi przysługiwać więc będzie zwrot kosztów noclegów, o ile nie wykupił ich pracodawca, zwrot kosztów dojazdu do miejsca zakwaterowania i z powrotem do miejscowości, w której podróż służbowa ulegnie zakończeniu oraz ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej w pierwszym i ostatnim dniu delegacji. Natomiast prawo do diet uzależnione będzie od czasu trwania poszczególnych części podróży służbowej. W przypadku części zagranicznej pracodawca musi pamiętać o tym, że - z uwagi na zapewnienie przez kontrahenta zagranicznego posiłku w postaci obiadu - ewentualna dieta (lub jej część) powinna być obniżona o 30%.

Przykład

Pracodawca, u którego obowiązuje rozporządzenie delegacyjne, wysłał pracownika w podróż służbową do Niemiec, przy czym pracownik nocował w Szczecinie i codziennie był dowożony do miejscowości docelowej samochodem służbowym kontrahenta, który zapewnił też pracownikowi posiłek w formie obiadu. Z przedłożonego rozliczenia wynika, że wyjazd w delegację nastąpił 13 grudnia 2021 r. o godz. 11⁴⁵, a powrót 17 grudnia 2021 r. o godz. 16³². W obie strony pracownik jechał pociągiem Intercity i z tytułu biletów zapłacił łącznie 107,80 zł. Za 4 noclegi w hotelu (do którego dojechał komunikacją miejscową) zapłacił łącznie 876,50 zł, a w ramach doby hotelowej nie było zapewnione żadne wyżywienie. Harmonogram delegacji przedstawiał się następująco:

13 grudnia wyjazd z Gdańska o 11⁴⁵, przyjazd do Szczecina o 17¹⁰,
14-16 grudnia codziennie przejazd samochodem służbowym kontrahenta do Niemiec i z powrotem, przy czym przekroczenie granicy miało miejsce:

14 grudnia o 6⁴⁵ w tamtą stronę i o 17²¹ z powrotem,
15 grudnia o 6⁵⁵ w tamtą stronę i o 18¹² z powrotem,
16 grudnia o 6³⁵ w tamtą stronę i o 17⁵⁷ z powrotem,

17 grudnia wyjazd ze Szczecina o 11²⁷ i przyjazd do Gdańska o 16³².

Na całą delegację składały się więc:

podróże krajowe trwające odpowiednio:

od 11⁴⁵ 13 grudnia do 6⁴⁵ 14 grudnia (19 godzin - przysługiwała pełna dieta, tj. 30 zł),
od 17²¹ 14 grudnia do 6⁵⁵ 15 grudnia (13 godzin 34 minuty - pełna dieta),
od 18¹² 15 grudnia do 6³⁵ 16 grudnia (12 godzin 23 minuty - pełna dieta),
od 17⁵⁷ 16 grudnia do 16³² 17 grudnia (22 godziny 35 minut - pełna dieta),

podróże zagraniczne trwające odpowiednio:

od 6⁴⁵ do 17²¹ 14 grudnia (10 godzin 36 minut - przysługiwało 50% diety, ale pomniejszonej o 30% z uwagi na zapewnienie obiadu, przy czym w przeciwieństwie do diet krajowych, pomniejszenie naliczane jest od faktycznie przysługującej diety, a nie stawki pełnej: 49 euro × 50% = 24,50 euro; 24,50 euro - 7,35 euro = 17,15 euro),
od 6⁵⁵ do 18¹² 15 grudnia (11 godzin 17 minut - dieta jw., tj. 17,15 euro),
od 6³⁵ do 17⁵⁷ 16 grudnia (11 godzin 22 minuty - dieta jw., tj. 17,15 euro).

Tytułem diet krajowych pracownik powinien otrzymać kwotę 120 zł (4 × 30 zł), a diet zagranicznych 51,45 euro (3 × 17,15 euro). Przysługuje mu także zwrot kosztów przejazdu w wysokości 107,80 zł, zwrot kosztów noclegów w kwocie 876,50 zł i dwa krajowe ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej (za 13 i 17 grudnia) w łącznej wysokości 12 zł. Za pozostałe dni przypadające na część krajową delegacji wspomniane ryczałty nie przysługują, ponieważ pracownik nie ponosił kosztów dojazdów. Pracownik nie ma również prawa do tego rodzaju ryczałtów oraz ryczałtów na dojazdy z i do dworca z tytułu podróży zagranicznych, albowiem odbywał je samochodem kontrahenta.