Zaliczka na podróż służbową do Niemiec

Spółka cywilna chciałaby wypłacać pracownikom wysyłanym w podróże służbowe do Niemiec zaliczki na pokrycie związanych z nimi kosztów w złotówkach. Czy może tak postępować? Jeżeli tak, to jaki kurs euro powinna zastosować do rozliczenia należności pracowniczych? Czy w takiej sytuacji powstaną różnice kursowe?

Zasadniczo pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej. Jeśli jednak pracownik wyrazi na to zgodę, może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej. W takiej sytuacji nie powstają różnice kursowe.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof). Gdy na pokrycie kosztów zagranicznej delegacji pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę w złotówkach, wydatki wyrażone w walucie obcej przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów tej podróży.

Bez względu na walutę zaliczki pracownik zobowiązany jest rozliczyć koszty podróży w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów musi załączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki (z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami) albo pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, gdy uzyskanie dokumentu nie było możliwe.

Przykład

Za zgodą pracownika, na pokrycie kosztów podróży służbowej do Berlina, pracodawca wypłacił zaliczkę w wysokości 2.700 zł. Pracownik przebywał w lutym w zagranicznej podróży służbowej 3 doby.

16 lutego 2012 r. pracownik przedłożył następujące rozliczenie kosztów podróży:

diety (3 × 42 euro): 126 euro,
koszty noclegów udokumentowane rachunkiem: 210 euro,
koszty przejazdu pociągiem: 154 euro.

Razem koszty podróży służbowej wyniosły 490 euro. Należy je rozliczyć po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej. Kurs średni euro z 15 lutego 2011 r. wynosił 4,30 zł (kurs przykładowy). Łączne koszty zagranicznej podróży pracownika stanowiły więc 2.107 zł. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 593 zł (2.700 zł - 2.107 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.