Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 (317) z dnia 1.06.2012
Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej w celu uczestnictwa w szkoleniu
Jak rozliczyć delegację pracownika, który odbył krótką zagraniczną podróż służbową (do Berlina) w celu uczestnictwa w szkoleniu? Czy w przypadku, gdy dieta została pomniejszona w związku z niepełną dobą podróży, istnieje możliwość dalszego zmniejszenia jej wysokości z tytułu zapewnienia posiłku?
Należności związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych regulują rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
- na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz
- poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Obowiązek stosowania ww. aktów prawnych dotyczy jedynie pracodawców będących państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy (tzw. sektor prywatny) mają prawo ukształtować warunki przyznawania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli nie zawarli układu i nie są zobowiązani do wydawania regulaminu wynagradzania - w treści umów o pracę. Jedynym ograniczeniem jakie w tym zakresie przewiduje art. 775 § 4 K.p. jest minimalna wysokość diety krajowej i zagranicznej, która w obecnym stanie prawnym nie może być niższa niż 23 zł. Oznacza to, że w przypadku pracodawców sektora prywatnego przepisy ww. rozporządzeń znajdą zastosowanie wyłącznie w razie braku regulacji dotyczących podróży służbowych w aktach prawa wewnątrzzakładowego lub w treści umów o pracę.
Zakładając, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, stosuje przepisy ww. rozporządzeń, to z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikom przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz ewentualnie innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Tak wynika z § 3 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i § 2 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych. W przypadku krótkich, jednodniowych podróży służbowych, roszczenia pracowników ograniczają się do diet oraz kosztów przejazdów lub dojazdów.
Należność z tytułu diet (za czas krajowej podróży) oblicza się w następujący sposób:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, a jeśli podróż trwa ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę - do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta "krajowa" nie przysługuje m.in. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości a za niepełną dobę podróży: do 8 godzin - 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety. Natomiast w razie częściowego wyżywienia, przysługuje odpowiednio na: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolację - 30% diety, inne wydatki - 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje, chyba że jest on niższy od diety, wówczas pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Przykład |
Pracownik delegowany do Niemiec celem odbycia jednodniowego szkolenia, rozpoczął podróż krajową we wtorek o 500. O godzinie 800 wystartował z ostatniego lotniska w kraju w drodze do Berlina, gdzie spędził czas od 930 do 1430. Następnie odbył podróż powrotną do kraju, lądując o 1615 na pierwszym lotnisku w kraju. Podróż służbową zakończył o godzinie 2000, docierając do miejscowości, w której ma stałe miejsce zamieszkania.
W zagranicznej podróży służbowej pracownik spędził 8 godzin i 15 minut, co uprawnia go do 1/2 diety. W podróży krajowej przebywał 6 godzin i 45 minut w dwóch turach, więc nie nabył za ten czas prawa do żadnych świadczeń, poza zwrotem kosztów przejazdu.
Przykład |
Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie zagranicznej podróży służbowej kwota diety ustalona dla Niemiec wynosi 42 euro. Ulega ona jednak obniżeniu do 1/2 wysokości, gdyż czas podróży mieści się w przedziale od 8 do 12 godzin. Kolejne obniżenie jej wysokości wynika z faktu, iż podczas szkolenia pracownik miał zapewniony lunch, co stanowi podstawę, aby 1/2 diety w kwocie 21 euro pomniejszyć o dalsze 30%, wypłacając pracownikowi ostatecznie 14,70 euro.
Stosunkowo wczesne przybycie do Polski, umożliwiające pracownikowi spożycie kolacji już na terenie kraju, nie jest równoznaczne z zapewnieniem bezpłatnego posiłku w rozumieniu ww. rozporządzenia, a więc nie uprawnia do pomniejszenia diety o kolejne 30%.
www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:
Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
|