rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (775) z dnia 10.07.2012

Zwrot kosztów noclegu pracownika w zagranicznej podroży służbowej przekraczający wartość limitu - podatek dochodowy i składki ZUS

Pracownikowi naszej firmy, który przebywał w zagranicznej podróży służbowej, zwróciliśmy koszty noclegu w wysokości wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel. Wypłacona kwota przekracza jednak limit przewidziany w przepisach dotyczących rozliczania delegacji zagranicznych. Czy od kwoty tej nadwyżki pracodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS?

 

Zwrot kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika na nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej limit określony w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ani oskładkowaniu do ZUS, jeżeli pracodawca uznał szczególne okoliczności podróży i wyraził zgodę na zwrot tych kosztów w pełnej wysokości potwierdzonej rachunkiem hotelowym.

 

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Zgodnie z definicją zawartą w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Jeżeli zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są wypłacone mu diety i inne należności za czas tej podróży - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

W myśl postanowień § 9 powyższego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym - ale w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do tego rozporządzenia.

Pracodawca może jednak w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa (wynika to z § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepisy omawianego rozporządzenia nie precyzują przy tym, jak należy rozumieć pojęcie "uzasadnionych przypadków". Tym samym stwierdzić należy, że kwestia ta została pozostawiona do oceny pracodawcy, który decyduje o zasadności danego wydatku.

Niewątpliwie jednym z niebudzących wątpliwości argumentów przemawiających za uznaniem wydatku za nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej określony limit, jest brak wolnych miejsc w tańszych hotelach w danej miejscowości.

Jeżeli zatem pracodawca ocenił, że szczególne okoliczności podróży służbowej uzasadniają fakt poniesienia wydatków na nocleg w hotelu w kwocie przekraczającej limit określony dla danego państwa i wyraził zgodę na zwrot tych kosztów - to wówczas otrzymany przez pracownika zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem hotelowym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, zgodnie z dyspozycją art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF.

Taki pogląd prezentują również organy podatkowe (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 23 marca 2011 r., nr ILPB1/415-1417/10-5/AMN).

Przykład

Pracownik przebywał w podróży służbowej (do Niemiec) i poniósł wydatki na nocleg w hotelu w Norymberdze w wysokości 120 euro.

Natomiast zgodnie z załącznikiem do ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, kwota limitu na nocleg w Niemczech wynosi 103 euro.

Pracodawca uznał jednak za uzasadnione wyjaśnienie pracownika, że w tym samym czasie w Norymberdze odbywały się targi międzynarodowe, co spowodowało, że nie było już wolnych miejsc w hotelach, w których ceny noclegu mieszczą się w granicach powyższego limitu.

W rezultacie pracodawca wyraził zgodę na zwrot pracownikowi kosztów noclegu w pełnej wysokości, stwierdzonej rachunkiem hotelowym (tj. 120 euro).

W takim przypadku zwrot kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika na nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej określony limit - jest zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF.

Składki ZUS

Jeżeli w sytuacji przedstawionej w pytaniu zachodzą okoliczności, które przedstawiliśmy wyżej, to zwrot kosztów za nocleg w zagranicznej podróży służbowej, potwierdzonych rachunkiem hotelowym, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa - nie stanowi również podstawy wymiaru składek ZUS pracownika.

Wynika to z postanowień § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zgodnie bowiem z tym przepisem, z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.