Niestandardowa należność za podróż służbową

Firma wysłała pracownika na dwa tygodnie w zagraniczną delegację. W czasie jej trwania awarii uległ jego służbowy telefon, w związku z czym wykorzystywał on prywatną komórkę do celów służbowych. Od pracodawcy otrzymał zwrot poniesionych na ten cel wydatków potwierdzonych przedłożonym billingiem. Czy od przekazanej pracownikowi kwoty należało pobrać podatek? Czy wydatek ten podlega u pracodawcy zaliczeniu do kosztów podatkowych? Zaznaczamy, że zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem pracy dokonujemy pracownikom zwrotu wydatków poniesionych w podróżach służbowych na zasadach obowiązujących w sferze budżetowej.

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową, poza zwrotem typowych wydatków, tj. za noclegi i przejazdy, przysługuje również zwrot innych niezbędnych wydatków związanych z tą podróżą, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki w omawianym zakresie.

Kwoty zwrotu omawianych wydatków przepisy nie ograniczają żadnym limitem. Stąd ich zwrot następuje w faktycznie poniesionej, ale koniecznie udokumentowanej wysokości. W odniesieniu do kosztów rozmów z prywatnej komórki pracownika właściwym dokumentem, na podstawie którego można określić ich wartość, jest wskazany w pytaniu billing telefoniczny. Tak udokumentowany wydatek po stronie pracodawcy będzie kosztem podatkowym, a po stronie pracownika jego zwrot będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.