Oskładkowanie i opodatkowanie zwrotu kosztów noclegu w czasie zagranicznej podróży służbowej

Pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej. Z tego tytułu otrzymał m.in. zwrot kosztów noclegu w wysokości 100% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Czy świadczenie to w pełnej wysokości jest zwolnione z oskładkowania i opodatkowania, jeżeli pracownik nie przedłożył rachunku za hotel?

Nie. Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Analogiczne zwolnienie od podatku dochodowego diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika zawiera art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.

Powołane przepisy odsyłają do regulacji rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Zgodnie z § 16 tego rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Przy czym w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Ponadto pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów noclegu, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, przysługiwał zwrot kosztów noclegu w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Do tej wysokości zwrot kosztów noclegu był wyłączony z oskładkowania i opodatkowania. W związku z tym, że pracodawca dokonał zwrotu w wysokości 100% limitu, nadwyżkę powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS i w podstawie opodatkowania.