rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (353) z dnia 1.09.2013

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

1. Przeliczenie kosztów podróży wyrażonych w walucie obcej na złotówki, w sytuacji gdy nie wypłacono zaliczki

W maju 2013 r. pracownik naszej firmy przebywał w podróży służbowej w Hiszpanii. 5 czerwca 2013 r. przedstawił rozliczenie kosztów podróży. Jaki kurs waluty zastosować do przeliczenia tych kosztów, przy założeniu że pracownikowi nie wypłacono zaliczki?

W sytuacji gdy pracownikowi nie wypłacono zaliczki, właściwym kursem do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej będzie kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia, tj. w omawianym przypadku kurs średni euro z 4 czerwca 2013 r.

Z treści § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, że pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. W takim przypadku rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazują jedynie kurs do przeliczania kosztów podróży służbowej w przypadku wypłaty zaliczki w polskich złotych i służy on tylko do rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą. Kurs ten nie ma wpływu na wycenę kosztu wyrażonego w walucie obcej dla celów bilansowych i podatkowych. W pozostałych zatem przypadkach (w tym także, jeśli pracownikowi nie wypłacono zaliczki) stosuje się zasady przeliczenia kosztów wyrażonych w walutach obcych, wynikające z przepisów ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości. Do przeliczenia na walutę krajową kosztów zagranicznej podróży służbowej zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych, należy stosować kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynika to z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof. W praktyce przyjęło się, iż przy podróżach służbowych dniem poniesienia kosztów jest moment złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów tej podróży. Dlatego do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się kurs średni ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia. Nie ma potrzeby przeliczania osobno każdego dokumentu według ich dat.

Przykład

W maju 2013 r. pracownik przebywał w podróży służbowej w Hiszpanii 10 dób i 4 godziny (czas liczony od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju). Przed wyjazdem pracownikowi nie wypłacono zaliczki. Poniósł on wydatki na łączną kwotę: 700 EUR, w tym: hotel (10 noclegów i 10 śniadań): 600 EUR, wstęp na targi: 50 EUR, dojazdy z i na lotnisko, dojazdy komunikacją miejską: 50 EUR. Pracownik przedstawił delegację do rozliczenia 5 czerwca 2013 r. Przykładowy kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, tj. 4 czerwca 2013 r. wynosił: 4,18 zł/EUR. Rozliczenia z pracownikiem dokonano w złotówkach. Kwota diety w Hiszpanii wynosi: 50 EUR za dobę podróży. Po zmniejszeniu diety o 15% za śniadanie w hotelu kwota diety wynosi: 42,50 EUR za dobę. W związku z powyższym należność przysługująca pracownikowi wynosi:

a) diety: (10 dób × 42,50 EUR) + (1/3 × 50 EUR) = 441,67 EUR,

b) wydatki: 700 EUR,

c) razem: 1.141,67 EUR × 4,18 zł/EUR = 4.772,18 zł.

 

2. Rozliczenie zaliczki wypłaconej z kasy walutowej na koszty zagranicznej podróży służbowej

Jednostka posiada kasę walutową, z której pracownik 2 lipca 2013 r. pobrał zaliczkę na podróż służbową. Rozliczenie delegacji przedstawił 9 lipca 2013 r. Po jakim kursie przeliczyć wypłaconą zaliczkę, poniesione wydatki oraz niewykorzystaną część zaliczki? Jak zaksięgować w kasie walutowej różnice kursowe dotyczące wypłaty oraz rozliczenie zaliczki?

Wypłaconą pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę wycenia się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. W takim przypadku mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Rozlicza się je od kwoty waluty faktycznie wydatkowanej przez pracownika. Niewykorzystaną część zaliczki zwróconą do kasy wycenia się natomiast po kursie, po którym wyceniono jej wypłatę. Jednostki mogą również dla celów bilansowych przyjąć, iż rozchód waluty obcej zarówno z rachunku walutowego, jak i kasy walutowej wycenia się po kursie historycznym. Na taki sposób wyceny zezwala art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Kurs historyczny nie może być jednak stosowany dla celów podatkowych.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się zarówno dla celów bilansowych, jak i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Przy czym dla celów bilansowych, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętej polityki rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. W ramach przyjętych uproszczeń jednostka może przyjąć do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej kurs, po jakim wyceniła zaliczkę wypłaconą w walucie obcej. Jest to najprostszy sposób, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych. Tego uproszczenia nie można jednak stosować dla celów podatkowych.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka posiada kasę walutową, w której jest: 1.000 EUR po 4,30 zł/EUR. Pracownik spółki, w związku z planowaną zagraniczną podróżą służbową, pobrał z kasy 2 lipca 2013 r. zaliczkę w kwocie: 500 EUR. Rozchód waluty z kasy jednostka wycenia po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. 1 lipca 2013 r. średni kurs NBP wynosił np.: 4,35 zł/EUR.

2. Pracownik 9 lipca 2013 r. przedłożył rozliczenie kosztów zagranicznej podróży, do którego dołączył dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Uzasadnione koszty tej podróży wyniosły: 400 EUR i zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z 8 lipca 2013 r., tj.: 4,40 zł/EUR (kurs przykładowy). W tym samym dniu niewykorzystaną część zaliczki w kwocie: 100 EUR pracownik zwrócił do kasy. Zwrot wyceniono po kursie, po którym wyceniono wypłatę zaliczki, tj.: 4,35 zł/EUR.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4, a koszty podróży służbowych odnosi na konto analityczne utworzone w ramach konta 40-6.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - wypłata zaliczki z kasy walutowej na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej: 500 EUR × 4,35 zł/EUR =  2.175 zł 23-4 10-1
2. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej: 400 EUR × 4,40 zł/EUR =  1.760 zł 40-6 23-4
3. PK - rozliczenie różnic kursowych od własnych środków: 400 EUR × (4,35 zł/EUR - 4,30 zł/EUR) =  20 zł 10-1 75-0
4. KP - zwrot do kasy walutowej niewykorzystanej zaliczki: 100 EUR × 4,35 zł/EUR =  435 zł 10-1 23-4
5. PK - rozliczenie różnicy kursowej powstałej na rozrachunkach z pracownikiem: 400 EUR × (4,40 zł/EUR - 4,35 zł/EUR) =  20 zł 23-4 75-0

III. Księgowania:

Rozliczenie zaliczki wypłaconej z kasy walutowej na koszty zagranicznej podróży służbowej

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60