Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 10 (370) z dnia 20.05.2014

Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej, na poczet której wypłacono zaliczkę w złotówkach

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Jak rozliczyć tę zaliczkę z pracownikiem oraz jak ją ująć w księgach rachunkowych?

W świetle § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) pracownik, odbywający zagraniczną podróż służbową, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof).

W związku z przyjęciem do rozliczenia zaliczki wypłaconej w polskich złotych różnych kursów (inny do rozliczenia z pracownikiem, inny do ujęcia w księgach rachunkowych), powstaną na rozrachunkach z pracownikami różnice. Nie będą to jednak typowe różnice kursowe, ale ich wartość można odnieść na konto kosztów lub przychodów finansowych jako różnice z rozliczenia zaliczki w polskich złotych.

Przykład

Koszty podróży służbowej są niższe od pobranej zaliczki

I. Założenia:

1. 5 maja 2014 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 500 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs euro ogłoszony przez NBP wynosił: 4,21 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 2.105 zł.

2. 8 maja 2014 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Koszty ogółem wyniosły: 410 EUR. Do rozliczenia kosztów pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 410 EUR × 4,21 zł/EUR = 1.726,10 zł. Zatem pracownik zwróci do kasy kwotę: 2.105,00 zł – 1.726,10 zł = 378,90 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po kursie średnim NBP z 7 maja 2014 r., który wynosił przykładowo: 4,19 zł/EUR.

4. Jednostka rozlicza koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Koszty podróży służbowej są wyższe od pobranej zaliczki

I. Założenia:

1. 5 maja 2014 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 400 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił: 4,21 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 1.684,00 zł.

2. 8 maja 2014 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Koszty ogółem wyniosły: 450 EUR. Do rozliczenia kosztów pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 450 EUR × 4,21 zł/EUR = 1.894,50 zł. Zatem pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę: 1.894,50 zł – 1.684,00 zł = 210,50 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP 7 maja 2014 r., który wynosił przykładowo: 4,19 zł/EUR.

4. Jednostka rozlicza koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: