rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Rozrachunki z właścicielami i wspólnikami - Dodatek nr 7 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 9 (297) z dnia 1.05.2010

Zagraniczna podróż służbowa właściciela firmy

Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zagraniczną podróż służbową właściciela firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) osobowym samochodem służbowym? Po powrocie właściciel przedstawił jedynie fakturę za paliwo zakupione na terenie Polski, nie posiadał rachunku za nocleg.

Do przedsiębiorcy odbywającego zagraniczną podróż służbową nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), z wyjątkiem przepisów dotyczących diet.

W związku z tym przedsiębiorcy nie przysługują i nie są zaliczane do kosztów działalności operacyjnej kwoty ryczałtowe, np. ryczałt na pokrycie kosztów noclegów lub dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z wyjątkiem diet w wysokości określonej dla pracowników.

Pozostałe wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową w postaci kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz inne wydatki, których poniesienie jest konieczne, mogą być zaliczone do kosztów w wysokości faktycznie poniesionej, na podstawie dowodów dokumentujących fakt ich poniesienia (faktury, rachunki, paragony, bilety itp.).

W przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy, np. rachunku za nocleg w czasie wyjazdu, nie ma podstaw do stosowania ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu.

Należy także przypomnieć, iż zwrot wydatków poniesionych przez właściciela firmy z tytułu własnych wyjazdów służbowych samochodem stanowiącym środek trwały może obejmować wszelkie wydatki dotyczące tego pojazdu poniesione w czasie podróży, tj. zakup paliwa, opłaty za parking, mycie samochodu, naprawa itp., w wysokości faktycznie poniesionej. Poniesione wydatki muszą być przy tym udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami (ewentualnie paragonami).

Po jakim kursie rozliczyć zagraniczną podróż służbową?
 

Koszty zagranicznej podróży służbowej przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia tej podróży.

W myśl bowiem art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie: średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego, a także w przypadku pozostałych operacji.
 

Jeżeli na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, przedsiębiorca pobrał zaliczkę w walucie obcej, to do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można zastosować kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę. Jest to najprostszy sposób, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych.

Na jakim koncie zaksięgować koszty podróży właściciela firmy?

W ewidencji księgowej koszty delegacji, w tym właściciela firmy, ujmuje się w koszty okresu, którego dotyczą, czyli okresu, w którym nabyto prawo do należności z tego tytułu (okresu, w którym właściciel firmy odbył podróż służbową). Jest to zgodne z zasadą memoriału określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości.

Koszty podróży służbowych zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na koncie 40 „Koszty według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Należy przy tym podkreślić, iż jednostka nie ma ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów delegacji. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.
 

Jednostka może ustalić w zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę do stosowania zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, iż koszty podróży służbowych ujmuje się np. na koncie 40?9 „Pozostałe koszty rodzajowe" bądź też może stosować do ich ewidencji oddzielne konto analityczne, np. 40-8 „Podróże służbowe".

Koszty podróży służbowej właściciela firmy (pracodawcy), wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, wprowadza się do ksiąg rachunkowych, zapisem:
 

        - Wn konto 40 „Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5 
          (w analityce: Podróże służbowe),
        - Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki" 
          (w analityce: Pozostałe rozrachunki z właścicielem).

Przykład

I. Założenia:

1. Właściciel firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) pojechał w zagraniczną podróż służbową do Czech (Praga).

2. Podróż odbywała się w dniach 8-9 marca 2010 r., samochodem osobowym służącym prowadzonej działalności gospodarczej (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych).

3. Przedsiębiorca przekroczył granicę polsko-czeską 8 marca o godz. 8, natomiast w drodze powrotnej 9 marca o godz. 21. Delegacja rozpoczęła się i zakończyła we Wrocławiu.

4. Po powrocie przedstawił jedynie fakturę za paliwo zakupione na terenie Polski, w wysokości: 200 zł brutto. Nie posiadał rachunku za nocleg.

5. Delegację rozliczono 10 marca 2010 r. Średni kurs NBP z 9 marca 2010 r. wynosił przykładowo: 3,4217 zł/EUR.

6. Do ewidencji i rozliczania kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej:

Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., wysokość diety za dobę podróży na terenie Czech wynosi: 33 EUR.

1) czas podróży:

 

                                           Wyjazd

Przyjazd

Przekroczenie granicy

 

Czas podróży krajowej

 

Czas podróży zagranicznej

 

Miejscowość

 

Data

 

Godzina

 

Miejscowość

 

Data

 

Godzina
4 godziny 1 doba 
13 godzin

 

Wrocław
Praga

 

08.03.2010
08.03.2010

 

6.00
10.00

 

Kudowa Słone

 

08.03.2010

 

8.00

 

Praga
Wrocław

09.03.2010
09.03.2010

 

19.00
23.00

 

Kudowa Słone

 

09.03.2008

 

21.00

2) dieta za czas podróży zagranicznej:

   1 doba 13 godzin ≈ 2 doby,

   (2 doby x 33 EUR) = 66 EUR,

   dieta za czas podróży krajowej nie przysługuje,

3) koszty noclegu:

   w przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy rachunku za noclegi w czasie wyjazdu nie ma podstaw do stosowania    ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu,

4) koszty przejazdu:

   faktura za paliwo = 200 zł brutto,

5) razem koszty podróży właściciela: 66 EUR i 200 zł.

 


III. Dekretacja:
 

Opis operacji Kwota Konto

 

Wn

 

Ma

1. Koszty podróży służbowej właściciela firmy:

 

 

 

   a) diety: (66 EUR x 3,4217 zł/EUR) =

225,83 zł

 

40

 

24

   b) koszty paliwa

200,00 zł

 

40

 

24

III. Księgowania:

 

Kliknij, aby powiększyć obraz

 

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.