Składniki wynagrodzenia bez składek i podatku - Dodatek nr 20 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 22 (280) z dnia 10.11.2010

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

1) Rozstrzygnięcie składkowe

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety krajowe, diety zagraniczne oraz inne należności z tytułu delegacji krajowych i zagranicznych pracownika. Zwolnienie następuje do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu delegacji krajowej oraz delegacji zagranicznej. Przepis zawiera zastrzeżenie, że równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich nie stanowi podstawy wymiaru składek, ale jedynie w części odpowiadającej 75% dodatków.

2) Rozstrzygnięcie podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof, zwolniono z opodatkowania diety krajowe, diety zagraniczne oraz inne należności za czas:

• podróży służbowej pracownika,

• podróży osoby niebędącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu delegacji krajowej oraz delegacji zagranicznej.

Ponieważ przepisy zarówno składkowe, jak i podatkowe odsyłają do tych samych norm prawnych, określających wysokości należności z tytułu delegacji krajowej oraz delegacji zagranicznej pracownika, dokonujemy wspólnego wyjaśnienia tej kwestii.

3) Rozstrzygnięcia wspólne dotyczące zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania

Kwestię świadczeń przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową regulują rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:

• w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

• w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Przypomnijmy, że stosownie do art. 77⁵ K.p. pracodawca może samodzielnie uregulować warunki zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników.

I tak, warunki wypłacania diet krajowych, diet zagranicznych oraz innych należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo umowa o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia te nie mogą jedynie ustalać diety za dobę podróży służbowej krajowej lub diety zagranicznej przysługującej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce tzw. sfery budżetowej. Dopiero w przypadku, gdy pracodawca nie unormował omawianych należności z tytułu podróży służbowych w akcie prawa wewnątrzzakładowego lub w umowie o pracę, pracownikowi przysługują te należności według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w jednostkach tzw. sfery budżetowej.

Należy jednak wyraźnie podkreślić, że zwolnienie z obowiązku składkowego i podatkowego dotyczy wyłącznie kwot nieprzekraczających stawek określonych przepisami ww. rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r. Zatem należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikom w wysokości wyższej od określonej przepisami ww. rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r. - w części przewyższającej stawki określone w tych rozporządzeniach - należy oskładkować i opodatkować.

Pracownik przebywał 4 dni wdelegacji krajowej. Z tego tytułu wypłacono mu zwrot kosztów przejazdu w kwocie 501,48 zł (600 km x 0,8358 zł) oraz diety w wysokości 92 zł (4 x 23 zł). Wartość tych świadczeń w pełnej kwocie nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W całości korzysta też ze zwolnienia z opodatkowania.
 

Pracownikowi, który przebywał 6 dni w delegacji krajowej, zwrócono koszty przejazdu (na podstawie biletów PKP) i noclegów (na podstawie rachunku z hotelu) oraz wypłacono diety w wysokości 180 zł (6 dni x 30 zł). Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem w pełnej wysokości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Nie podlega też opodatkowaniu. Natomiast różnica w wysokości diety przewyższająca kwotę diety określonej rozporządzeniem z dnia 19 grudnia 2002 r. stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne i także jest opodatkowana.
 

Pracownikowi wypłacono należności z tytułu delegacji krajowej w wysokości 450 zł. Kwotę tę wyliczono na podstawie funkcjonujących w firmie przepisów o wynagradzaniu, regulujących kwestię wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników. Wyliczona kwota jest jednak wyższa o 80 zł od należności ustalonych na podstawie stawek określonych rozporządzeniem z dnia 19 grudnia 2002 r.

W takim przypadku różnicę w kwocie 80 zł (wynikającą z wyliczenia należności z tytułu podróży służbowej na podstawie wysokości ustalonych regulaminem wynagradzania a przepisami ww. rozporządzenia) należy włączyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i odpowiednio na ubezpieczenie zdrowotne oraz opodatkować.