rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 22 (406) z dnia 20.11.2015

Rozliczenie kosztów noclegu pracowników w krajowej podróży służbowej

Pracownicy odbywają krajowe podróże służbowe. Koszty tych podróży są rozliczane na zasadach określonych dla pracowników sfery budżetowej. Jak w podatkowej księdze prowadzonej metodą uproszczoną (kasową) powinny być wykazywane koszty noclegu, gdy są one zwracane pracownikowi?

Koszty noclegu poniesione w podróży służbowej pracownika stanowią koszt podatkowy podlegający ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 13.

Podstawa i zasady rozliczania wypłacanych należności

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 K.p.). Jeżeli tego nie zrobi, to musi stosować się w tym względzie do postanowień zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Przepisy prawne
Tekst rozporządzenia o podróży służbowej 
dostępny jest w serwisie 
www.przepisy.gofin.pl

Jednym ze świadczeń przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową, przewidzianym w powołanym rozporządzeniu, jest zwrot kosztów noclegu. Do ustalenia wysokości tych należności w związku z podróżą krajową odnosi się § 8 rozporządzenia.

Z jego dyspozycji wynika, że aktualnie koszty noclegu mogą być zwracane pracownikowi:

  • do wysokości 600 zł za dobę (tj. 20-krotności stawki diety), a w uzasadnionych przypadkach i za zgodą pracodawcy w kwocie ponad ten limit, w razie przedłożenia rachunku za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie,
     
  • w formie ryczałtu stanowiącego 150% diety - w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg.

Ujęcie w księdze zwrotu kosztów noclegu

Należności z tytułu podróży służbowych pracowników są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. Wydatki z tego tytułu pracodawca powinien więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na zasadach dotyczących wynagrodzeń pracowniczych. Zwracane koszty podróży służbowej nie stanowią jednak elementu wynagrodzenia i z tego względu w podatkowej księdze należy ewidencjonować je w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", a nie w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Ustalając moment dokonania zapisu, trzeba uwzględniać art. 22 ust. 6baart. 23 ust. 1 pkt 55 updof. Uwzględnienie tych przepisów oznacza, że należności z tytułu podróży służbowych mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym w miesiącu, za który są należne pod warunkiem ich wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi należności te stają się kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostaną faktycznie wypłacone (postawione do dyspozycji).

Powszechnie przyjmuje się, że świadczenia z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży. Zgodnie z obowiązującymi przepisami takie rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Zatem w sytuacji gdy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w podróży służbowej, świadczenie to należy ująć w podatkowej księdze w miesiącu, w którym pracownik dokona rozliczenia kosztów tej podróży, chyba że pracodawca spóźni się z wypłatą. W takim przypadku wspomniane koszty będzie można wpisać do księgi dopiero pod datą, w której zostaną zwrócone (tj. zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika).

Zwróć uwagę!

Kwoty z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej są kosztem podatkowym pracodawcy i podlegają wpisaniu do podatkowej księgi w kolumnie 13.

Podstawą dokonania zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej pracownikowi jest rozliczenie sporządzone na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Wynika tak z § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) oraz z postanowień zawartych w ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi zamieszczonych w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Dowód wewnętrzny, o którym mowa powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Do tego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet, wydatków objętych ryczałtami, a także kosztów przejazdu własnym samochodem pracownika.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60