rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Przegląd Podatku Dochodowego nr 22 (406) z dnia 20.11.2015

Rozliczenie kosztów noclegu pracowników w krajowej podróży służbowej

Pracownicy odbywają krajowe podróże służbowe. Koszty tych podróży są rozliczane na zasadach określonych dla pracowników sfery budżetowej. Jak w podatkowej księdze prowadzonej metodą uproszczoną (kasową) powinny być wykazywane koszty noclegu, gdy są one zwracane pracownikowi?

Koszty noclegu poniesione w podróży służbowej pracownika stanowią koszt podatkowy podlegający ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 13.

Podstawa i zasady rozliczania wypłacanych należności

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić warunki zwrotu kosztów podróży służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 K.p.). Jeżeli tego nie zrobi, to musi stosować się w tym względzie do postanowień zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Przepisy prawne
Tekst rozporządzenia o podróży służbowej 
dostępny jest w serwisie 
www.przepisy.gofin.pl

Jednym ze świadczeń przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową, przewidzianym w powołanym rozporządzeniu, jest zwrot kosztów noclegu. Do ustalenia wysokości tych należności w związku z podróżą krajową odnosi się § 8 rozporządzenia.

Z jego dyspozycji wynika, że aktualnie koszty noclegu mogą być zwracane pracownikowi:

  • do wysokości 600 zł za dobę (tj. 20-krotności stawki diety), a w uzasadnionych przypadkach i za zgodą pracodawcy w kwocie ponad ten limit, w razie przedłożenia rachunku za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie,
     
  • w formie ryczałtu stanowiącego 150% diety - w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg.

Ujęcie w księdze zwrotu kosztów noclegu

Należności z tytułu podróży służbowych pracowników są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. Wydatki z tego tytułu pracodawca powinien więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na zasadach dotyczących wynagrodzeń pracowniczych. Zwracane koszty podróży służbowej nie stanowią jednak elementu wynagrodzenia i z tego względu w podatkowej księdze należy ewidencjonować je w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", a nie w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Ustalając moment dokonania zapisu, trzeba uwzględniać art. 22 ust. 6baart. 23 ust. 1 pkt 55 updof. Uwzględnienie tych przepisów oznacza, że należności z tytułu podróży służbowych mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym w miesiącu, za który są należne pod warunkiem ich wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi należności te stają się kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostaną faktycznie wypłacone (postawione do dyspozycji).

Powszechnie przyjmuje się, że świadczenia z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży. Zgodnie z obowiązującymi przepisami takie rozliczenie powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Zatem w sytuacji gdy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w podróży służbowej, świadczenie to należy ująć w podatkowej księdze w miesiącu, w którym pracownik dokona rozliczenia kosztów tej podróży, chyba że pracodawca spóźni się z wypłatą. W takim przypadku wspomniane koszty będzie można wpisać do księgi dopiero pod datą, w której zostaną zwrócone (tj. zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika).

Zwróć uwagę!

Kwoty z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej są kosztem podatkowym pracodawcy i podlegają wpisaniu do podatkowej księgi w kolumnie 13.

Podstawą dokonania zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej pracownikowi jest rozliczenie sporządzone na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Wynika tak z § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037) oraz z postanowień zawartych w ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi zamieszczonych w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia. Dowód wewnętrzny, o którym mowa powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Do tego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet, wydatków objętych ryczałtami, a także kosztów przejazdu własnym samochodem pracownika.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

lipiec 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.