Kwalifikowanie krótkich wyjazdów do podróży służbowych

W firmie sporadycznie występują przypadki, gdy pracownicy w godzinach pracy jadą samochodem firmowym odebrać towar, dowieźć projekty itp. do miejscowości oddalonej np. 60 km od siedziby naszej firmy. Zajmuje to im najwyżej 2-3 godziny. Czy takie krótkie wyjazdy należy traktować jak podróże służbowe?

To, czy dany wyjazd powinien być uznany za podróż służbową nie zależy od czasu jego trwania, a od spełnienia określonych warunków.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbowa charakteryzuje się zatem tym, że jest odbywana:

poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
na polecenie pracodawcy,
w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Przy czym zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134), wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie wyjazdu pracownika jako podróży służbowej.

Ważne: O wysłaniu w podróż służbową decyduje polecenie służbowe udania się poza określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy.

Powyższe potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98), zgodnie z którym: "(...) O podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę, jako miejscem jej wykonywania. (...)".

Dla uznania określonego wyjazdu pracownika za podróż służbową istotne znaczenie ma więc ustalone w jego umowie o pracę miejsce jej świadczenia. Miejsce wykonywania zadania, do którego to miejsca pracodawca wysyła pracownika w ramach takiej podróży musi znajdować się bowiem poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (dla pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). W definicji podróży służbowej nie mieszczą się przejazdy służbowe pracowników w graniach miejscowości, w której znajduje się ich miejsce pracy.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46): "(...) Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. (...)". Może nim być zatem konkretny zakład pracy, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki, ale może nim być też wyodrębniony geograficznie lub administracyjnie obszar. Zależy to od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika. Przy czym jak wynika z uzasadnienia uchwały Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2011 r. (sygn. akt II PZP 3/11, OSNP 2012/15-16/186), punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla tych pracowników, którzy wykonują pracę związaną ze stałym miejscem (na przykład robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi). Natomiast obszarowe oznaczenie miejsca wykonywania pracy będzie właściwe w odniesieniu do prac, które ze swej natury wymagają ciągłego przemieszczania się, czyli u pracowników mobilnych. Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 3 grudnia 2009 r. (sygn. akt II PK 138/09, M.P.Pr. 2010/6/312-313): "Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. (...).". Taki charakter mają też wyjazdy, o których mowa w pytaniu. Pracownicy, którzy na polecenie pracodawcy wykonują zlecone im zadanie w innej miejscowości (np. odbierają towar), robią to sporadycznie i okazjonalnie. Jeśli zatem miejscem ich pracy jest siedziba pracodawcy (a tak pośrednio wynika z treści pytania), każdy wyjazd służbowy na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której ta siedziba się znajduje będzie podróżą służbową. Sytuacja byłaby inna gdyby ich miejscem pracy był np. obszar całego województwa. Wówczas podróżą służbową byłby wyjazd poza ten obszar.

GIP Tak wynika ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. w sprawie delegacji służbowych przedstawicieli handlowych (GPP-417-4560-10/09/PE/RP), w którym czytamy, że: "(...) pracownik, który w zawartej z pracodawcą umowie o pracę, jako miejsce pracy wpisany ma obszar np. województwa mazowieckiego, w podróży służbowej znajduje się dopiero po przekroczeniu granicy tego województwa. (...)".

Fakt, że wyjazdy opisanych w pytaniu pracowników trwają krócej niż 8 godzin nie zmienia ich charakteru. Ma jedynie wpływ na zakres świadczeń, jakie im z tego tytułu przysługują. Zgodnie bowiem z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje.