Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 4 (454) z dnia 10.02.2018

Czas pracy serwisantów odbywających wyjazdy służbowe

Pracownicy (serwisanci maszyn) zatrudnieni w stałych godzinach od poniedziałku do piątku odbyli podróż służbową samochodem służbowym. Jeden z nich prowadził pojazd i uczestniczył w realizacji zadania w miejscowości docelowej podróży, a drugi tylko uczestniczył w wykonaniu zadania. Czy taki wyjazd można kwalifikować jako podróż służbową, jeśli żaden z pracowników nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy? Czy w przypadku wysłania w taką podróż jednego pracownika, czas przejazdu przypadający poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy z uwagi na fakt prowadzenia pojazdu?

Kwalifikacja wyjazdów serwisantów jako podróży służbowych

Praca serwisanta różni się w zależności od rodzaju naprawianych i poddawanych okresowym przeglądom maszyn i urządzeń oraz obszaru, na którym pracodawca oferuje swoje usługi. Jeżeli zakłady specjalizujące się w naprawach np. sprzętu RTV/AGD swoją działalność prowadzą stacjonarnie, serwisując w siedzibie urządzenia dostarczone przez klientów, to miejscem pracy serwisanta będzie siedziba pracodawcy. W przypadku zaś firm dystrybuujących przemysłowe maszyny i urządzenia, które swym działaniem obejmują całą Polskę lub nawet większy obszar, większość zadań jest realizowana u klienta. Wówczas miejscem pracy serwisantów jest obszar Polski lub nawet kilku państw, w których pracodawca oferuje maszyny wraz z instalacją oraz obsługę gwarancyjną i pogwarancyjną oferowanych urządzeń. Pomiędzy tymi skrajnościami znajdują się liczne firmy obejmujące swym działaniem obszar powiatu, województwa lub kilku województw, w których serwisanci jedną część zadań wykonują stacjonarnie, a drugą wyjazdowo.

W tym zakresie można przyjąć zasadę, zgodnie z którą, gdy w zatrudnieniu przeważają zadania wyjazdowe, miejsce pracy powinno obejmować obszar, na którym serwisant wykonuje swoje obowiązki. Jeżeli zaś występuje przewaga obowiązków wykonywanych w pomieszczeniach pracodawcy, jako miejsce pracy należy podać konkretny adres miejsca, na którym znajduje się stanowisko pracy serwisanta.

Kalkulator krajowej podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

Sposób określenia miejsca pracy wywiera wpływ na możliwość kwalifikowania zadań wyjazdowych jako realizowanych w podróży służbowej. Nie mniej istotne znaczenie ma jednak charakter wykonywanej na co dzień pracy i zadań realizowanych wyjazdowo. Jeśli pracownicy nie są zatrudnieni na łączonym stanowisku pracy serwisanta-kierowcy, zastosowanie do nich znajduje art. 77⁵ § 1 K.p. definiujący podróż służbową jako odbywany na polecenie pracodawcy wyjazd poza siedzibę pracodawcy lub stałe miejsce pracy określone w umowie, służący realizacji incydentalnego zadania służbowego. Wyłącza to możliwość traktowania w kategorii podróży służbowych wyjazdów odbywanych przez serwisantów, którzy w ramach umówionej pracy stale przemieszczają się wykonując zadania na określonym obszarze. Ich miejsce pracy powinno obejmować ten obszar, bowiem zadania realizowane poza firmą nie różnią się od wykonywanej na co dzień pracy, a więc nie są spełnione podstawowe cechy podróży służbowej.

Pracownik zatrudniony przy produkcji maszyn jest sporadycznie wysyłany na instalację lub serwis urządzeń u klienta.

W takich okolicznościach można przyjąć, że serwisy i instalacje odbywają się w ramach podróży służbowej, gdyż wymagają opuszczenia stałego miejsca pracy celem wykonania konkretnego i incydentalnego zadania służbowego.

W pozostałych przypadkach, gdy wyjazdy serwisowe stanowią stały element wykonywanej pracy, nie mogą być traktowane jako podróż służbowa, lecz jako wykonywanie pracy w ramach obszarowo określonego miejsca pracy. Wyjątek od tej zasady obejmuje kierowców, gdyż obowiązuje ich odrębna definicja podróży służbowej. Jest nią każdy odbywany na polecenie pracodawcy wyjazd poza miejscowość, w której firma prowadzi działalność, mający na celu wykonanie przewozu drogowego - art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.).

Czas pracy pracowników mobilnych

Sposób określenia miejsca pracy serwisanta wpływa na zasady rozliczania jego czasu pracy. Ustalenie, że mamy do czynienia z pracownikiem mobilnym, który aby wykonać przydzielone zadania musi przemieszczać się po określonym w umowie obszarze powoduje, że wszystkie przejazdy będą dla niego czasem pracy. Wniosek ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 6 maja 2014 r. (sygn. akt II PK 219/13, OSNP 2015/10/132) uznając, że w przypadku pracowników mobilnych przejazdy stanowią czas pracy niezależnie od tego, czym pracownik się zajmuje. Podobny wniosek wynika z wyroku TSUE z 10 września 2015 r. (sygn. akt C-266/14).

Inaczej przedstawia się sytuacja, jeśli serwisanci pracują głównie stacjonarnie, a wyjazdy - choć nie różnią się od pracy wykonywanej na co dzień - mają charakter incydentalny. W takich okolicznościach o kwalifikacji czasu dojazdu i powrotu decydować będzie to, czy w czasie jego trwania pracownik wykonuje zlecone przez pracodawcę zadanie, np. prowadzi pojazd przewożąc innego pracownika. Takie okresy muszą być bowiem zaliczone do czasu pracy. W przypadku pracownika przewożonego kluczowe znaczenie mają z kolei normalne godziny jego pracy - okresy przejazdów przypadające w dniach pracy na rozkładowe godziny jej świadczenia muszą być zaliczone do czasu pracy, podobnie jak czas przeznaczony na realizację zleconego w ramach wyjazdu zadania.

Pracownicy zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, pracujący od poniedziałku do piątku (od 8⁰⁰ do 16⁰⁰) są wysyłani w podróż służbową, a jako środek lokomocji na druku delegacji wskazywany jest samochód służbowy.

Zdarza się, że w podróż delegowane są dwie osoby, z których jedna (niezatrudniona na stanowisku kierowcy) kieruje samochodem, a na miejscu docelowym realizuje cel podróży służbowej wskazany na druku delegacji, np. serwis maszyny. Dodatkowym celem delegacji dla pracownika, który kieruje pojazdem jest przewiezienie współpracownika do/z miejsca delegowania. Wiąże się to z zaliczeniem czasu przejazdów w całości do czasu pracy serwisanta-kierowcy, a przez to z ewentualną wypłatą wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny za czas dojazdu i powrotu przypadający poza normalnymi godzinami pracy.

Dla rozliczenia czasu pracy podstawowe znaczenie ma jednak charakter pracy pracowników i sposób określenia miejsca pracy. Jeśli na co dzień zajmują się oni serwisem maszyn u klientów, należy przyjąć, że ich miejsce pracy powinno obejmować obszar, w ramach którego realizują usługi serwisu. W takim przypadku wszystkie przejazdy, również odbywane jako pasażer np. komunikacją zbiorową, podlegają zaliczeniu do czasu pracy.

Gdy serwisanci są zatrudnieni na obszarowym miejscu pracy, nie występuje podróż służbowa dopóki nie opuszczą obszaru pracy. Druga kwestia to incydentalne zadanie służbowe, które musi różnić się w istotnych aspektach od pracy realizowanej na co dzień. Obydwa te warunki muszą być spełnione łącznie, aby móc traktować wyjazd w kategoriach podróży służbowej, a jeśli którejś z tych cech zabraknie, to wówczas istnieje ryzyko, że świadczenia wypłacone w związku z takim wyjazdem zostaną zakwalifikowane jako składnik wynagrodzenia za pracę.

Dwaj pracownicy wykonujący rozkładową pracę od 8⁰⁰ do 16⁰⁰ wyjechali w delegację 11 stycznia 2018 r. o 8³⁰, a do miejsca docelowego dojechali o 16³⁰. Serwis maszyny trwał w tym dniu od 16³⁰ do 17³⁰. Powrót ze względu na zbyt późną porę nastąpił w kolejnym dniu i trwał od 9⁰⁰ do 19⁰⁰.

W przypadku pracownika-pasażera wystąpiła 1 nadgodzina w dniu 11 stycznia 2018 r. (od 16³⁰ do 17³⁰) - o ile faktycznie jest on zatrudniony na punktowo określonym miejscu pracy i większość obowiązków realizuje na konkretnym stacjonarnym stanowisku. Wówczas przejazdy (oraz oczekiwanie na nie, tak jak w przykładzie od 8⁰⁰ do 8³⁰) wlicza się do czasu pracy w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy, a przekroczeniem normy dobowej będzie skutkowała wyłącznie 1 godzina przeznaczona na serwis poza rozkładowymi godzinami pracy.

Gdyby jednak serwisant-pasażer był pracownikiem mobilnym, to jego czas pracy biegłby nieprzerwanie od 8⁰⁰ (kiedy powinien ją zacząć zgodnie z rozkładem) do 17³⁰.

Z kolei dla serwisanta-kierowcy, niezależnie od sposobu określenia miejsca pracy, fakt wykonywania przewozu współpracownika uzasadnia doliczenie do czasu pracy okresów prowadzenia pojazdu przypadających poza normalnymi godzinami pracy, tj. od 16⁰⁰ do 16³⁰ w dniu 11 stycznia 2018 r. oraz od 16⁰⁰ do 19⁰⁰ w dniu 12 stycznia 2018 r.