Dieta i nocleg przedsiębiorcy w kosztach

W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca poza miejscowością, w której znajduje się siedziba jego firmy, świadczy usługi na rzecz kontrahenta. Realizacja zadań wynikających z zawartej umowy wymaga od niego odbywania częstych podróży oraz tymczasowego przebywania w miejscowości, w której są one wykonywane. W związku z tym na okres wykonywania tych usług przedsiębiorca wynajął we własnym zakresie mieszkanie. Czy w takiej sytuacji ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych oraz wydatki poniesione na wynajęcie mieszkania?

Gdy w prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca odbywa podróż w celu świadczenia usług, może rozliczać w firmowych kosztach wartość diet do wysokości wynikającej z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Odrębnymi przepisami, o których mowa w tym przepisie, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie (...) podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zatem Czytelnik odbywając podróż związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą w celu wykonania usług na rzecz kontrahenta ma prawo rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów wartość diet mieszczących się w granicach limitu diet przysługujących pracownikom, określonego w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Druki do rozliczania podróży służbowych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatki dochodowe.

Natomiast poniesione przez Czytelnika w trakcie podróży biznesowej wydatki na wynajęcie mieszkania zasadniczo podlegają zaliczeniu do firmowych kosztów podatkowych w całej, faktycznie poniesionej wysokości. Aby jednak było to możliwe należy wykazać, że są one racjonalnie i gospodarczo uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej. Stąd Czytelnik oprócz faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajętego mieszkania powinien posiadać także inne dowody potwierdzające świadczenie usług dla kontrahenta w ramach prowadzonej działalności w miejscowości, w której wynajmowane jest mieszkanie. To pozwoli na bezsporne wykazanie związku poniesionego wydatku na nocleg z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z tego źródła przychodami.