rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 22 (520) z dnia 10.11.2020

Zmniejszenie ryczałtu z tytułu używania prywatnego pojazdu dla celów służbowych w jazdach lokalnych

Pracownik otrzymuje ryczałt z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych. W jednym z dni roboczych odbył tym pojazdem krótką, 3-godzinną podróż służbową. Czy ryczałt pokrywa wydatki z tego tytułu? Jeśli nie, to czy za ten dzień należy go obniżyć?

Zwrot kosztów w formie ryczałtu, o którym mowa w pytaniu, obejmuje tylko jazdy lokalne i jest obniżany w ściśle określonych okolicznościach.

Pracownik może za zgodą pracodawcy używać do jazd lokalnych w celach służbowych samochodu osobowego, motocykla, motoroweru niebędącego własnością pracodawcy. Odbywa się to na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 z późn. zm.). Pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi poniesione w związku tym koszty na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu. Zwrotu dokonuje się w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne lub w kwocie ustalonej na podstawie rzeczywistej liczby przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka).

Jeśli zwrot, tak jak w pytaniu, następuje w formie ryczałtu, to pracodawca ustala limit kilometrów. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne nie może przekroczyć liczby kilometrów uzależnionej od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w której zatrudniony jest pracownik, wynoszącej:

  • 300 km, gdy liczba mieszkańców nie przekracza 100 tys.,
     
  • 500 km, gdy liczba mieszkańców przekracza 100 tys., ale nie przekracza 500 tys.,
     
  • 700 km, gdy liczba mieszkańców przekracza 500 tys. (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

Zwracamy uwagę! W służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych limit może zostać podwyższony do 1.500 km, a w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej do 3.000 km.

Wysokość ryczałtu oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu, o którym mowa wyżej. Wypłata tego świadczenia następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Tak obliczona kwota ryczałtu ulega zmniejszeniu, gdy pracownik jest nieobecny w pracy bądź z jakichś względów nie dysponuje samochodem, co wskazuje w oświadczeniu.

Ważne: Kwotę ryczałtu na jazdy lokalne samochodem niebędącym własnością pracodawcy zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Z literalnego brzmienia powołanego przepisu wynika, że podróż służbowa obliguje do pomniejszenia ryczałtu, o ile trwa minimum 8 godzin. Krótsza nie wywiera tego skutku. Co prawda można sobie wyobrazić sytuację, w której pomniejszenie ryczałtu byłoby uzasadnione, np. gdyby pracownik był zatrudniony w systemie równoważnym albo na część etatu, a w dniu podróży miałby zaplanowaną krótką dniówkę roboczą, na którą przypadałby w całości czas odbywanej podróży. W tym jednak przypadku przyczyną zmniejszenia ryczałtu byłaby "inna" nieobecność w pracy. Nic jednak nie wskazuje na to, że okoliczność taka miała miejsce w sytuacji wskazanej w pytaniu.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej (art. 775 § 1 K.p.) na zasadach określonych w regulacjach wewnętrznych, umowie o pracę lub, jeśli nie zostały tam określone, albo chodzi o pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzeniu o podróżach. Na podstawie tego aktu prawnego ustala się go w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż określona w przepisach wydanych na podstawie powołanego na wstępie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym (§ 3 ust. 3 rozporządzenia o podróżach).

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w organizacji podstawowej, użytkuje dla celów służbowych w jazdach lokalnych prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Zwrot kosztów następuje w formie ryczałtu, który ustalono na poziomie 200 km. Pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 167,16 zł (200 km x 0,8358 zł).

W dniu 30 października 2020 r. pracownik został wysłany do miejscowości oddalonej o 80 km, w celu dostarczenia dokumentu urzędowego. Podróż odbył pojazdem własnym, a załatwienie sprawy łącznie z przejazdem zajęło mu 3 godziny. Pracownik zachował prawo do pełnego ryczałtu na jazdy lokalne, a ponadto ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu związanych z podróżą służbową w kwocie nie wyższej niż 133,73 zł (80 km x 2 x 0,8358 zł).

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.