Wysokość diety dla pracownika przebywającego w podróży służbowej trwającej niepełną dobę

Pracownicy dość często odbywają krajowe podróże służbowe, które trwają kilka dni, a czasem jedynie parę godzin. W jakiej wysokości ustalić pracownikowi dietę, gdy w podróży przebywa 8 godzin albo dobę (kilka dób) i 8 godzin. Czy w obydwu przypadkach po przekroczeniu tych 8 godzin pracownik nabywa prawo do diety w pełnej wysokości?

Dieta to jedna z należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Przysługuje pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Wysokość oraz warunki ustalania diety określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzeniu o podróżach służbowych. Przy czym w myśl art. 77⁵ § 3 K.p., pracodawca spoza sfery budżetowej może określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia zawarte w ww. dokumentach nie mogą ustalać krajowej, jak i zagranicznej diety za dobę podróży w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla sfery budżetowej.

Kalkulatory podróży służbowych dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Jeżeli pracodawca nie należy do sfery budżetowej oraz nie wprowadził innych zasad ustalania należności związanych z podróżą służbową, ma obowiązek stosować rozporządzenie o podróżach służbowych (art. 77⁵ § 5 K.p.). Zgodnie z przepisami tego aktu prawnego, z tytułu podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie kosztów wyżywienia i wynosi ona 30 zł za dobę podróży. Kwotę tę zmniejsza się w razie zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia albo korzystania przez niego z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono to wyżywienie, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety, obiad - 50% diety, kolacja - 25% diety.

Dieta jest uzależniona od długości trwania podróży służbowej. Jeżeli trwa ona nie dłużej niż dobę i wynosi:

mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

do 8 godzin (czyli 8 godz. albo mniej) - przysługuje 50% diety,
ponad 8 godzin (czyli chociażby 8 godz. i 1 min.) - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik został wysłany w krajową podróż służbową. Z miasta, które stanowiło siedzibę pracodawcy wyruszył o 7¹⁵, a jego powrót nastąpił w tym samym dniu o 15¹⁵. Jego podróż trwała równo 8 godzin, zatem przysługuje mu 50% diety. Dietę w pełnej wysokości pracodawca musiałby wypłacić gdyby podróż trwała więcej niż 12 godzin (np. 12 godz. i 1 min.).

Jeśli podróż służbowa trwałaby 7 godzin i 59 minut, pracownik nie nabyłby prawa do diety.

Przykład

Załóżmy, że podróż pracownika z przykładu 1 trwała równo 32 godziny. W tej sytuacji pracownikowi należy wypłacić dietę w pełnej wysokości za pierwsze 24 godziny podróży (pierwszą dobę) oraz dietę w wysokości połowy stawki za kolejne 8 godzin.

Gdyby podróż służbowa trwała więcej niż 32 godziny (np. 32 godz. i 1 min.), pracownik otrzymałby dietę w pełnej wysokości za dwie doby.