Zwolnienie z oskładkowania niektórych składników wynagrodzenia - Dodatek nr 20 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 22 (640) z dnia 10.11.2025

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt. 17 (dotyczącego równowartości dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich, które nie stanowią podstawy wymiaru składek, ale jedynie w części odpowiadającej 75% dodatków).

Powołany przepis zwalnia z oskładkowania diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

* * *

Na podstawie art. 77⁵ K.p. warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia te nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W przypadku gdy pracodawca nie unormował omawianych należności z tytułu podróży służbowych w akcie prawa wewnątrzzakładowego lub w umowie o pracę, pracownikowi przysługują te należności według przepisów ustalonych dla pracownika zatrudnionego w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Należy jednak wyraźnie podkreślić, że zwolnienie ze składek dotyczy wyłącznie kwot nieprzekraczających stawek określonych przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W razie wypłat należności z tytułu podróży służbowych w kwotach wyższych - nadwyżka podlega oskładkowaniu.

Zgodnie z § 2 tego aktu prawnego, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Krajowa podróż służbowa

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

1) Diety

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
• mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
• do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (tj. za czas pobytu w dniu wolnym od pracy w miejscowości pobytu stałego lub czasowego),
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety,
• kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, stosuje się odpowiednio powyższe zasady zmniejszania diety.

Stanowisko w kwestii zmniejszenia diety w razie zapewnienia pracownikowi posiłku zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie z 16 kwietnia 2013 r. przesłanym do naszego Wydawnictwa wyjaśniło, że: "(...) W świetle przepisów § 7 rozporządzenia (tj. rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - przyp. red.), dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł (obecnie jest to 45 zł - przyp. red.) za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. W przypadku przedstawionym w piśmie, tj. jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b (rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - przyp. red.) połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł). (...)".

Pracownik w październiku 2025 r. został wysłany w podróż służbową do Poznania. W podróży służbowej przebywał 15 godzin, co uprawnia go do pełnej diety, czyli 45 zł. Ponieważ w czasie podróży miał zapewniony obiad, dieta podlega zmniejszeniu z tytułu zapewnienia posiłku. Kwota zmniejszenia wynosi 22,50 zł (45 zł x 50%). Zatem pracownikowi należało wypłacić dietę w wysokości 22,50 zł (45 zł - 22,50 zł).

Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu przebywał w podróży służbowej 11 godzin, co uprawnia go do 1/2 diety, tj. 22,50 zł (45 zł x 50%). Podlega ona jednak zmniejszeniu z tytułu zapewnienia posiłku (obiadu). Zdaniem resortu pracy, kwota zmniejszenia wynosi 22,50 zł (45 zł x 50%). Powyższe prowadzi do całkowitej utraty diety, pomimo iż zmniejszenie dotyczy tylko jednego posiłku.

Dieta przysługuje za czas faktycznego pobytu pracownika w podróży służbowej. Dlatego, jeżeli na skutek okoliczności niezależnych od pracownika czas pobytu w podróży służbowej ulegnie przedłużeniu, pracodawca ma obowiązek wypłacenia diet za okres faktycznego pobytu w tej podróży.

2) Koszty przejazdów

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tych przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 z późn. zm.). Chodzi tutaj o przepisy rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (patrz str. 26 niniejszego opracowania).

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Sformułowanie "co najmniej 10 dni" należy utożsamiać z kolejnymi dniami kalendarzowymi.

3) Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (czyli w wysokości nie wyższej niż 900 zł). Przy czym w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (czyli w wysokości 67,50 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

4) Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Aktualnie jest to kwota 9 zł. Ryczałt ten nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów. Ponadto ryczałt ten nie przysługuje gdy pracodawca na wniosek pracownika wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

5) Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej.

Zagraniczna podróż służbowa

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

1) Diety

Dieta w czasie zagranicznej podróży jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 15% diety,
• obiad - 30% diety,
• kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dieta podlega zmniejszeniu na zasadach określonych powyżej.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

2) Koszty przejazdów i dojazdów

Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tych przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym. Zatem zwrot ten następuje na takich samych zasadach jak omówione wcześniej przy podróży krajowej.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty, o których mowa wyżej, nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

3) Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Powyższych regulacji nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

4) Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży zagranicznej.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej, pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Reasumując, od należności w wysokościach ustalonych zgodnie z przepisami powołanego rozporządzenia w sprawie podróży służbowych nie opłaca się składek ZUS. W sytuacji gdy pracodawca wypłaci zatrudnionym pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w wyższej wysokości, nadwyżkę obowiązany jest oskładkować.

Pracownik w październiku 2025 r. przebywał 5 dni w podróży służbowej na terenie kraju. Z tego tytułu wypłacono mu zwrot kosztów przejazdu w kwocie 690 zł (600 km x 1,15 zł) oraz diety w wysokości 225 zł (5 x 45 zł).

Wartość tych świadczeń w pełnej kwocie nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Pracownikowi, który w październiku 2025 r. przebywał 6 dni w podróży służbowej na terenie kraju, zwrócono koszty przejazdu w wysokości 250 zł (na podstawie biletów PKP) i noclegów w kwocie 700 zł (na podstawie rachunku z hotelu) oraz wypłacono diety w wysokości 300 zł (6 dni x 50 zł).

Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem w pełnej wysokości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast różnica w wysokości diety przewyższająca kwotę diety określoną rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.