Rozliczenie części krajowej podróży służbowej pracownika wysłanego w delegację zagraniczną

1) Pracownik został wysłany w zagraniczną podróż służbową. Jak rozliczyć krajową część tej podróży?

Pracodawcy spoza sektora budżetowego mogą samodzielnie określić należności z tytułu podróży służbowych, z zastrzeżeniem, iż diety (zarówno z tytułu podróży krajowych, jak i zagranicznych) nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli pracodawca nie skorzystał z tej możliwości, stosuje przepisy rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Podróż zagraniczna w niektórych przypadkach łączy się z wystąpieniem podróży krajowej, co jest konsekwencją miejsca jej rozpoczęcia oraz środka lokomocji. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się bowiem przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Przykład

Dwaj pracownicy tej samej firmy, zatrudnieni w dwóch jej oddziałach, pierwszy w Warszawie, drugi w Szczecinie, zostali wysłani w podróż służbową do Bratysławy. Podróż odbywała się drogą powietrzną. Samolot startował z lotniska w Warszawie, a tym samym tylko drugi pracownik oprócz podróży zagranicznej odbył podróż krajową (ze Szczecina do Warszawy w dniu wylotu i z Warszawy do Szczecina po powrocie do kraju).

W kwestii sposobu rozliczania krajowej części podróży służbowej przy wyjeździe za granicę wypowiedział się zarówno Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (pismo z dnia 2 lutego 2009 r., znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP), jak i Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (pismo z dnia 3 lutego 2009 r.). Stanowiska te nie są jednak zbieżne. GIP stwierdził, że: "(...) W przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (...)". Z powyższego należy wnosić, że tylko w przypadku gdy obydwa "odcinki krajowe" przypadną w tej samej dobie, można je uznać za całość (jedną podróż krajową). Z kolei w piśmie resortu pracy czytamy, że: "(...) Przy ustalaniu należności z tytułu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można - zdaniem departamentu - wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży. (...)".

Przykład

Pracownik z poprzedniego przykładu zatrudniony w Szczecinie, rozpoczął podróż służbową samochodem w dniu 17 września 2012 r. o 8⁰⁰. Wylot z lotniska w Warszawie nastąpił w tym samym dniu o 18⁰⁰. W drodze powrotnej pracownik wylądował na lotnisku w Warszawie 23 września br. o 10³⁰, a do Szczecina dotarł o 18³⁰. Zdaniem PIP odbył on dwie podróże krajowe (pierwsza trwała 10 godz., a druga 8 godz.) oraz jedną zagraniczną, która trwała 5 dni i 16,5 godziny. Natomiast zgodnie ze stanowiskiem resortu pracy, podróż krajowa trwała 18 godzin.

2) Czy pracownikowi przysługują diety za czas podróży krajowej, jeżeli trwa ona równo 8 godzin?

Tak, jeżeli pracownikowi nie zapewniono wyżywienia przysługuje mu połowa diety.

Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową, rozliczanemu według rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, a ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin - przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje m.in. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.