Podróże służbowe przedsiębiorców osobiście wykonujących zadania przewozowe

Kiedy kierowca przebywa w podróży służbowej? Czy przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, świadcząc usługi transportowe, odbywa podróże służbowe, jeśli osobiście wykonuje zadania przewozowe? Czy diety związane z podróżami służbowymi takiego przedsiębiorcy można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu?

Od ponad 3 lat kierowców obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej, wprowadzona do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), dalej ustawy. Zgodnie art. 2 pkt 7 ustawy, podróżą służbową jest dla nich każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, oddział, filia lub przedstawicielstwo pracodawcy, który ma na celu wykonanie zleconego przez niego zadania przewozowego. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy kierowca wyjeżdża z firmy pojazdem załadowanym (lub z pasażerami), czy też zadanie wiąże się z koniecznością przejazdu do innej miejscowości celem podjęcia ładunku lub rozpoczęcia przewozu osób. Przekroczenie granic miejscowości, w której znajduje się miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę stanowi automatycznie początek podróży służbowej, która kończy się w momencie powrotu w granice administracyjne tej lub innej miejscowości, w której pracodawca prowadzi swą działalność. Ma to szczególne znacznie w przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych, gdyż każdy przejazd przez miejscowość, w której jest oddział danej firmy przerwie podróż służbową pracownika. Będzie ona liczona od nowa w momencie opuszczenia tej miejscowości.

Podróże służbowe przedsiębiorców

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę transportową, wykonujący osobiście zadania przewozowe, odbywa podróże służbowe na tych samych zasadach, co kierowcy-pracownicy. Opuszczając miejscowość, w której ma swoją siedzibę, rozpoczyna bowiem realizację zadania przewozowego, w związku z czym nabywa prawo do diet służących pokryciu kosztów podróży służbowej. Diety te stanowią koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof, tj. w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Regulacja ta odwołuje się wprost do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), które różnicują wysokość diety w zależności od tego, czy odbywa się ona na terytorium Polski, czy też poza jej granicami. W pierwszym przypadku ustawodawca określił wartość diety na poziomie 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 ww. rozporządzenia), w drugim jest ona uzależniona od państwa docelowego podróży. Maksymalną wartość diet, którą można uznać za koszt uzyskania przychodu, określa dla poszczególnych państw załącznik do omawianego rozporządzenia. Jego przepisy regulują również zasady naliczania diet np. w razie niepełnej doby podróży i przypadki obligujące do ich obniżenia. Ścisłe przestrzeganie tych zaleceń daje gwarancję, że wysokość świadczeń wliczonych w koszty podatkowe nie zostanie zakwestionowana podczas kontroli skarbowej.

W tym kontekście warto również pamiętać o właściwym udokumentowaniu odbywanych podróży. Nie przysparza to problemów wobec przedsiębiorców wykonujących przewóz podlegający pod regulacje rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego… (Dz. U. UE L 06.102.1) lub art. 7 Umowy Europejskiej sporządzonej w Genewie dnia 1 lipca 1970 r. dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR) - Dz. U. z 1999 r. nr 94, poz. 1086 i 1087. W ich przypadku dokumentacją podróży będą tarczki lub wydruki z tachografu cyfrowego i karty kierowcy, gdyż przedsiębiorca ma obowiązek dokonywania ręcznych wpisów dotyczących miejscowości rozpoczęcia i zakończenia trasy. W pozostałych sytuacjach warto rozważyć stosowanie kart drogowych, w których przedsiębiorca będzie rejestrował dane dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym miejsca jej rozpoczęcia i zakończenia.