Obniżenie wysokości diety z tytułu krajowej podróży służbowej

Pracownik odbył kilkunastogodzinną podróż służbową na terenie kraju, podczas której spożył obiad z kontrahentem na koszt pracodawcy, co udokumentował fakturą. Czy ten fakt ma wpływ na wysokość diety? Jeżeli tak, to proszę o wskazanie podstawy prawnej takiego poglądu. Nadmieniamy, że rozliczamy podróże na podstawie rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.

Stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety. W podróży krajowej pokrywają one zwiększone koszty wyżywienia, zatem rekompensują różnicę między tym co pracownik wydałby na te cele przebywając w domu, a wydatkami poniesionymi na wyjeździe.

Pełna dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł i pokrywa wskazane wyżej koszty trzech posiłków dziennie, tj. śniadania, obiadu i kolacji. W razie zapewnienia częściowego bezpłatnego wyżywienia ulega ona obniżeniu, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

śniadanie - 25% diety,
obiad - 50% diety,
kolacja - 25% diety (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Kalkulator krajowej podróży służbowej
znajduje się w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Pisaliśmy na ten temat m.in. w UiPP nr 20/2014, str. 43-45.

Przechodząc do okoliczności, w których uznaje się, iż posiłek został zagwarantowany, to przepisy nie wskazują wszystkich sytuacji, które o tym przesądzają. Byłoby to zresztą niemożliwe ze względu na różnorodność form zapewnienia posiłków. Przykładowo mogą to być posiłki przewidziane w usłudze hotelowej (co jako jedyne zostało wyraźnie określone w § 7 ust. 5 rozporządzenia o podróżach służbowych), albo wykupione przez pracodawcę w placówce gastronomicznej, bądź też spożyte przez pracownika (za zgodą pracodawcy) w lokalu gastronomicznym. Należy do nich także zakwalifikować opłacane przez pracodawcę pełnowartościowe posiłki serwowane podczas spotkań biznesowych. To, że przy okazji pracownik wykonuje polecone mu zadanie, nie zmienia faktu zagwarantowania mu bezpłatnego wyżywienia (w całości bądź części przypadającej na czas podróży). Potwierdzeniem powyższego jest przedłożona przez pracownika faktura, która o ile nie wskazuje jednoznacznie rodzaju (liczby) posiłków, może być uzupełniona o oświadczenie pracownika. Zgodnie bowiem z § 5 ust. 2-3 rozporządzenia o podróżach służbowych do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, a w uzasadnionych przypadkach składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet (innych należności) lub ich wysokość.

Przykład

Pracownik przebywał w krajowej podróży służbowej od 11⁰⁰ w czwartek do 1⁰⁰ w piątek, a więc 14 godzin. Wyjeżdżając otrzymał polecenie zaproszenia kontrahenta na obiad do wskazanej przez pracodawcę restauracji (na jego koszt). Sam również spożył ten posiłek, dokumentując powyższe wystawioną przez lokal fakturą. Pracownikowi przysługuje 15 zł tytułem diet (1 dieta x 30 zł - 50% x 30 zł).