Gazeta Podatkowa nr 86 (710) z dnia 28.10.2010

Należności z tytułu delegacji

Wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, w terminie i w miejscu wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego uważne jest za podróż służbową. Tak stanowi art. 77⁵ § 1 K.p.

Wydanie polecenia odbycia podróży służbowej, jak i potwierdzenie jej odbycia nie musi mieć formy pisemnej. Wymóg taki nie został ustalony w żadnym przepisie prawa. Jednak w celu dowodowym, a także dla prawidłowego rozliczenia należnych świadczeń, forma pisemna polecenia wyjazdu służbowego jest często stosowana.

Pracownikom delegowanym w podróż służbową, oprócz wynagrodzenia za pracę, przysługują świadczenia z tytułu tej podróży. Stanowią one zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku ze świadczeniem pracy, które powinny obciążać pracodawcę.

Ważne!
Pracodawcy tzw. sektora prywatnego mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych.

Tryb ich określania polega na wprowadzeniu odpowiednich zapisów do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania, wprowadza je do umowy o pracę. Jednak określona przez pracodawcę stawka minimalnej diety nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dotycząca pracowników państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej. Jeśli pracodawca nie uregulował tej problematyki, wówczas pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, odpowiednio:

• na obszarze kraju,
   
• poza granicami kraju.

Z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju przysługują pracownikom:

• diety,
   
• zwrot kosztów przejazdów,
   
• zwrot kosztów noclegów,
   
• zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   
• zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Diety

Dieta jest należnością, która ma pokryć zwiększone koszty utrzymania delegowanego pracownika podczas podróży odbywanej w interesie pracodawcy. Rozlicza się ją za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do jej zakończenia po wykonaniu zadania (powrotu). Dieta aktualnie wynosi 23 zł za każdą dobę podróży.

Przykład

Pracownik przebywał w podróży służbowej na terenie Polski 4 doby i 6 godzin. Z tego tytułu przysługują mu 4 pełne diety oraz połowa diety. Zatem powinien otrzymać 103,50 zł, tj. (4 × 23 zł) + (1/2 × 23 zł).

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
   
• za okres, w którym pracownik korzysta z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, jeśli podróż trwa co najmniej 10 dni,
   
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przykład

Pracownik rozpoczął podróż służbową do Wrocławia 18 października 2010 r. o 6³⁰, a zakończył 23 października 2010 r. o godz. 12²⁰. W czasie tej podróży mieszkał w hotelu, w którym w cenę noclegu było wliczone śniadanie.

Za pięć pełnych dób oraz 5 godzin i 50 minut podróży służbowej przysługuje mu 5,5 diety w wysokości 126,50 zł (5,5 diety × 23 zł). Pomimo że pracownikowi przysługiwało śniadanie, brak jest podstaw do obniżenia kwoty diety. Całodzienne wyżywienie obejmuje bowiem co najmniej 3 posiłki.

Zwrot kosztów przejazdu

Środek transportu jakim pracownik odbędzie podróż służbową określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wskazanego przez pracodawcę środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Przepisy rozporządzenia wprowadzają obowiązek załączenia dokumentów (rachunków) potwierdzających poniesiony wydatek. Najczęściej są to bilety. Jeżeli jednak uzyskanie dokumentu (rachunku) było niemożliwe, dowodem poniesionego wydatku może być pisemne oświadczenie pracownika stwierdzające ten fakt.

Na wniosek delegowanego pracodawca może zezwolić na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym albo innym pojazdem (np. motocyklem) niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu ustalony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę.

Stawki te nie mogą być wyższe niż:

• 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
   
• 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
   
• 0,2302 zł - dla motocykla,
   
• 0,1382 zł - dla motoroweru.

Powyższe stawki określono w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Ważne!
Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejscowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje pracownikowi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt wynosi 20% diety - 4,60 zł (20% × 23 zł) i przysługuje tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie ponosi koszty dojazdów do miejsca wykonywania pracy lub np. z dworca do hotelu. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik podróżował samochodem. Pracodawca może zgodzić się na pokrycie faktycznych, udokumentowanych w sposób przez niego określony kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, np. metro, taxi. W takim przypadku ryczałt już nie przysługuje.

Wydatki za nocleg

Zwrot kosztów noclegu pracownika podczas podróży służbowej może obejmować koszty stwierdzone rachunkiem albo być wypłacony w formie ryczałtu. Jeśli pracownik nocował w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracodawca powinien zwrócić koszty noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Natomiast pracownik, który nie korzystał z hotelu lub nie okaże pracodawcy stosownego rachunku, otrzyma ryczałt za każdy nocleg. Ryczałt wynosi 150% diety, co stanowi obecnie kwotę 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu do miejsca delegowania oraz wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Przykład

Pracownik przebywał w podróży służbowej w okresie od 11 do 23 października 2010 r. Po powrocie przedstawił pracodawcy do rozliczenia rachunek za hotel obejmujący tylko 10 noclegów na kwotę 1.200 zł. Pracownik powinien otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów noclegów na kwotę ogółem 1.269 zł, w tym 1.200 zł stwierdzone rachunkiem oraz 69 zł ryczałt za 2 noclegi, tj. 2 × 34,50 zł).

Inne należności

Oprócz wymienionych wcześniej należności, pracodawca może dokonać zwrotu innych udokumentowanych wydatków mających związek z podróżą służbową albo wykonywaną podczas tej podróży pracą.

Uwaga!
Biorąc pod uwagę wymienione regulacje, należności z tytułu podróży służbowych, można podzielić na wypłacane:

• w faktycznej wysokości: koszty przejazdu wynikające z cen biletów, koszty noclegów, a także inne wydatki, których poniesienie było niezbędne - udokumentowane rachunkiem lub fakturą,
   
• w formie określonego ryczałtu: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (nie wymagają one odrębnego udokumentowania).