Od należności wypłaconych zleceniobiorcy z tytułu zwrotu kosztów podróży płatnik nie musi pobierać PIT

Zleceniobiorca (niebędący przedsiębiorcą) w ramach zawartej umowy zlecenia odbył podróż krajową. Czy wypłacone mu z tego tytułu diety oraz zwrot kosztów noclegu są u niego przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Zwrot kosztów podróży stanowi u zleceniobiorcy przychód, który może korzystać ze zwolnienia od podatku.

Jeżeli do wykonania zlecenia niezbędne jest odbycie podróży, zleceniobiorca może otrzymać od zleceniodawcy zwrot jej kosztów, jeżeli stanowi tak umowa. Otrzymane z tego tytułu należności są u zleceniobiorcy przychodem. Przychodami są bowiem otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Zwrot należności z tytułu podróży stanowi u zleceniobiorcy przychód z działalności wykonywanej osobiście.

To, czy przychód z tytułu diet oraz zwrotu kosztów noclegów otrzymany przez zleceniobiorcę będzie opodatkowany, zależy od wysokości dokonanych z tego tytułu wypłat.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwolnienie to można jednak zastosować, o ile otrzymane należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

w celu osiągnięcia przychodów lub
w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 updof, w związku z wykonywaniem tych funkcji (art. 21 ust. 13 updof).

Oznacza to, że diety i zwrot kosztów noclegu wypłacone zleceniobiorcy są wolne od podatku na zasadach przewidzianych w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 13 updof, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Nadwyżka kwot z tytułu diet i zwrotu kosztów noclegu ponad określone w tym rozporządzeniu limity podlega opodatkowaniu.

Przykład

Z umowy zlecenia wynika, że zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie oraz zwrot kosztów podróży. Z tytułu odbytej podróży krajowej zleceniodawca wypłacił zleceniobiorcy diety w kwocie 50 zł za dobę podróży oraz zwrócił mu koszty noclegu w hotelu wynikające z faktury przedstawionej przez zleceniobiorcę w kwocie 200 zł za dobę hotelową.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł. Z kolei za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (30 zł x 20).

W konsekwencji otrzymana przez zleceniobiorcę dieta za dobę podróży w kwocie: