Ryczałt na dojazd w podróży służbowej wolny od podatku

Przez miesiąc pracownik przebywał w podróży służbowej. W rozliczeniu jej kosztów wykazał m.in. ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej za dni wolne od pracy. Czy w przypadku gdy pracodawca wypłaci ten ryczałt pracownikowi, znajdzie do niego zastosowanie zwolnienie od podatku dochodowego?

Ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową przysługuje pracownikowi będącemu w podróży służbowej niezależnie od tego, czy ponosi on koszty z tytułu dojazdów w dni robocze czy w dni wolne od pracy.

Pracownik może otrzymać od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub stałe miejsce pracy pracownika (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Dopuszczając możliwość delegowania pracownika w podróż służbową, krajową lub zagraniczną, przepisy prawa pracy nakładają jednocześnie na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów związanych z podróżą.

Na gruncie przepisów podatkowych świadczenie pieniężne otrzymane z tego tytułu stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, ale nie zawsze podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof przewidziano bowiem, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, ale tylko do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z uwagi na to odesłanie, przy ustalaniu warunków i zakresu zwolnienia podatkowego należy uwzględniać regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanym dalej rozporządzeniem.

W § 2 rozporządzenia, wśród należności, które przysługują pracownikowi odbywającemu podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, wymieniono m.in. zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Przy czym zasady ustalania tego rodzaju należności i ich wysokość są różne, w zależności od tego, czy dotyczą podróży krajowej czy zagranicznej.

Jak wynika z uregulowań zawartych w § 9 rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej. Nie dotyczy to jednak przypadków gdy:

pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, albo
pracodawca, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Z kolei do ustalenia należnego ryczałtu na dojazdy pracownika będącego w podróży zagranicznej zastosowanie mają regulacje zawarte w § 17 rozporządzenia. Z przepisu tego wynika, że pracownik będący w takiej podróży ma prawo do dwóch rodzajów ryczałtów:

1) na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której korzystał z noclegu; jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety,

2) na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

W przypadku obu rodzajów ryczałtów obowiązują też pewne ograniczenia. Ryczałty nie przysługują, gdy pracownik:

odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W analizowanych przepisach brak jest zastrzeżenia, że ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik korzysta z dojazdów w dni wolne od pracy. Oznacza to, że w sytuacji opisanej w pytaniu, o ile nie zachodziły inne przyczyny wyłączenia prawa do ryczałtu, pracodawca powinien wypłacić pracownikowi kwoty ryczałtu za dojazdy należne za każdą dobę podróży. Świadczenie będzie wolne od podatku, o ile ryczałty zostaną wyliczone zgodnie z limitem.