Wysokość diety w razie zapewnienia pracownikowi lunchu podczas podróży służbowej

Pracownik został wysłany na szkolenie w innym mieście (podróż służbowa). Organizator w cenie szkolenia zapewnił lunch. Czy wpłynęło to na wysokość diety?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.). Warunki wypłacania należności z tytułu podróży pracodawcy spoza sfery budżetowej określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania w umowach z pracownikami. Pozostali stosują regulacje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych.

Ważne: W przypadku gdy układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania u pracodawców pozabudżetowych, a także umowy o pracę pracowników tej sfery nie zawierają postanowień w sprawie zwrotu kosztów podróży służbowej, przysługują im należności według przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych (art. 77⁵ § 5 K.p.).

W myśl § 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują m.in. diety. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi:

mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin, przysługuje dieta w wysokości 50%,
ponad 12 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości;

a jeżeli trwa dłużej niż dobę, za końcową, niepełną dobę:

do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, a przy dłuższych, co najmniej 10-dniowych wyjazdach służbowych, za czas przewidzianych w przepisach, weekendowych powrotów do domu, a także gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 2-3 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Ważne: Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio śniadanie - 25% diety, obiad - 50% diety, kolacja - 25% diety (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Stosowanie tej regulacji sprawia trudności związane z brakiem definicji ustawowej wymienionych trzech posiłków. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego (www.sjp.pwn.pl/slownik/): śniadanie to pierwszy posiłek w ciągu dnia, obiad to gorący posiłek spożywany najczęściej w środku dnia, kolacja to posiłek wieczorny. Coraz częściej natomiast oferowane są przez firmy cateringowe lekkie posiłki spożywane w porze południowej zwane lunchem oraz posiłki będące połączeniem późnego śniadania z wczesnym lunchem - zwane brunchem. Wobec braku legalnej definicji oraz dużej rozbieżności stosowanego nazewnictwa, a ponadto z powodu pewnego zazębiania się charakteru poszczególnych posiłków, warto rozstrzygnąć o ostatecznym ich rodzaju w porozumieniu z organizatorem szkolenia.

Kalkulatory podróży służbowych dostępne
są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

W literaturze przedmiotu dopuszcza się również skorzystanie z pisemnego oświadczenia pracownika. Stosownie bowiem do § 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych, w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Jeżeli z ustaleń będzie wynikało, że pracownik spożył jeden z pełnowartościowych posiłków wymienionych w rozporządzeniu o podróżach służbowych, dieta ulegnie obniżeniu.