Moment ujęcia w kosztach podatkowych diet z tytułu podróży służbowej osoby prowadzącej firmę

Przedsiębiorca odbył krajową podróż służbową. Czy diety dotyczące tego wyjazdu należy ująć w kosztach uzyskania przychodów i wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dacie powrotu z delegacji czy w dacie wystawienia dowodu wewnętrznego?

Diety przedsiębiorcy z tytułu wyjazdu służbowego należy ująć w kosztach uzyskania przychodów i wpisać do podatkowej księgi w dacie wystawienia dowodu wewnętrznego.

Aby koszty podróży służbowych przedsiębiorcy mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, muszą być nie tylko poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie mogą być wymienione w art. 23 updof, ale również powinny być odpowiednio udokumentowane.

Z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof wynika, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za czas podróży służbowej do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Z kolei kwestię dokumentowania wydatków dotyczących wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą reguluje § 13 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544). Wynika z niego, że w tym celu należy wystawić dowód wewnętrzny. Dowód taki powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 13 ust. 3 rozporządzenia).

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztów uzyskania przychodów, generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Tym samym diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie wystawienia dowodu wewnętrznego.